Conseil
Vos signatures mail, de véritables alliées en cette rentrée délicate

En cette rentrée délicate face à l’accélération de la reprise de l’épidémie du Covid-19, les entreprises font face à de nombreux défis. Si durant le confinement, nous avons assistés à une rapide digitalisation des entreprises grâce à divers outils, certaines problématiques subsistent toujours. Comment garantir à ses clients le maintien de son activité de façon optimale ? Comment fédérer ses collaborateurs autour d’un but commun quand les liens humains se font plus rares ?  

  

Renforcez votre management pour fédérer au mieux 

Dans un contexte où vos collaborateurs comme vos interlocuteurs se côtoient moins, voire plus du tout pour certains, il est plus que nécessaire de renforcer votre management. Appliqué de manière pertinente et adapté à la situation, un management plus humain permettra de résoudre certains maux. 

En choisissant d’homogénéiser 100% des signatures mail de vos employés, vous misez sur une stratégie d’employee advocacy. Elle profitera à votre image de marque en interne comme en externe.  

Si chacun de vos collaborateurs se sent membre d’un groupe il peut ensuite s’impliquer au maximum et véhiculer une image positive de votre marque, surtout dans ce contexte où les liens se font de plus en plus rares. Une occasion de rappeler, que tous autant que vous êtes dans l’organisation, êtes unis et ensemble dans ce combat face à la crise ! De plus, il est important de garantir une diffusion de l’information optimale auprès de tous vos collaborateurs. Le fait d’ajouter des bannières de communication pour diffuser vos informations clés permet de faciliter cette diffusion ! 

Signature mail uniforme

En externe, l’uniformisation des signatures vous permettra de maintenir la cohérence de votre identité sur tous vos canaux. Elle permettra à vos interlocuteurs d’éviter toutes confusions et les rassurera sur votre authenticité. 

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Libérez du temps aux équipes impactées par les défis de la crise 

En ces temps de crise sanitaire et économique, certains services de votre entreprise sont plus impactés que d’autres. Il apparait nécessaire de détecter lesquels sont concernés par une charge de travail plus importante, ou encore une pression inhabituelle

Votre service technique par exemple, est surmené par la gestion des équipements des collaborateurs en télétravail. En effet, votre DSI est constamment sollicitée et passe davantage de temps sur l’aménagement des postes de travail. Pour lui libérer du temps, vous pouvez commencer par la libérer de la gestion des signatures mail

Saviez-vous que pour une entreprise de 200 collaborateurs, environ 100 heures par an sont nécessaires à la gestion des signatures ? Un coût approximatif de 3530€ pour votre entreprise. En optant pour une solution comme Letsignit – leader sur le marché Français, vous automatisez toute la gestion des signatures mail et déchargez votre DSI de cette tâche à faible valeur ajoutée pour elle.  

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Maintenez un lien étroit et personnalisé avec votre clientèle 

Dans un contexte où les rendez-vous physiques deviennent beaucoup plus difficiles à obtenir et où les contacts téléphoniques se raréfient, il est plus que jamais nécessaire de donner à vos équipes toutes les clés pour maintenir un lien personnalisé avec leurs interlocuteurs

Ici encore, vos signatures mail vous permettront de gagner en efficacité. Elles faciliteront les interactions entre les différentes parties prenantes de votre entreprise et les humanisera si vous optez pour l’intégration d’une photo par exemple. 

De plus, dans ce contexte où vos collaborateurs alternent entre présentiel et télétravail, il est nécessaire de faire figurer dans leurs signatures les bonnes informations de contact. Avec Letsignit, vous pouvez actualiser instantanément l’ensemble des données de vos collaborateurs grâce à la synchronisation de votre annuaire interne. Par exemple, vous pouvez mettre à jour le numéro fixe de l’un de vos collaborateurs pour intégrer sa ligne portable, en quelques clics seulement. Ou encore, selon vos dispositifs organisationnels internes, opter pour des signatures à 2 numéros pour certains collaborateurs. 

Comme l’a fait le Groupe Comptable Exco, vous pouvez égalmeent opter pour l’intégration d’un bouton d’appel à l’action renvoyant sur un agenda de rendez-vous et ainsi faciliter les actions de vos commerciaux ou de votre service client.  

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Capitalisez sur un canal de communication peu couteux et non-intrusif 

In fine, dans ce contexte, vos emails représentent une réelle mine d’or. Considérés comme votre premier canal de communication, ils prennent encore plus d’ampleur aujourd’hui.  

Un employé envoie en moyenne 40 emails par jour et en reçoit 121. L’email professionnel 1to1 comptabilise un taux d’ouverture proche des 100% tandis que les emailings de masse ne récoltent en moyenne que 29% de taux d’ouverture. Pour une entreprise de 100 collaborateurs, ce sont près de 80 000 opportunités de communiquer de façon ciblée par mois. Surtout lorsqu’on sait que le ciblage personnalisé augmente considérablement l’engagement. En effet, il est nécessaire pour une marque de personnaliser au maximum tous ses échanges en fonction du contexte, de l’expérience et de ses objectifs. 

Dans le contexte actuel où de nombreux budgets ont été réduits, vos emails représentent un canal de communication à moindre coûts. En ajoutant des bannières de communication dans tous les emails sortants de votre entreprise, vous pouvez facilement relayer des campagnes en cours, vos dispositifs organisationnels internes, des évènements virtuels, vos horaires d’ouvertures adaptés, vos enquêtes, etc. Vous offrez alors à vos équipes marketing un nouveau canal de communication non négligeable. 

Banniere de communication signature covid

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