Conseil
Le guide ultime de la signature mail pour les Sales

La signature mail est un canal sous-estimé, voire négligé. Pourtant, elle a un impact considérable sur votre image et votre légitimité auprès de vos prospects. Lorsque votre signature mail est bien exploitée et personnalisée, elle devient un véritable allié dans vos actions de prospection et favorise vos chances de conversion.

 

Pourquoi la signature mail est-elle importante pour les Sales ?

Avant de vous délivrer tous nos secrets pour créer une signature professionnelle performante et percutante, il est nécessaire de bien comprendre pourquoi elle est importante pour les Sales !

 

Une signature mail professionnelle : un prérequis pour votre prospection.

Une signature professionnelle est un b.a.-ba pour prospecter et surtout mieux vendre. Pourquoi ? Eh bien, plusieurs réponses peuvent être apportées à cette question.

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Harmoniser son image de marque grâce à une signature mail professionnelle.

Tout d’abord, une signature mail professionnelle renvoie une image positive à vos prospects et augmente vos chances d’être contacté. À la différence d’un simple « nom + prénom » pour conclure vos emails, une signature professionnelle apporte de la crédibilité et de la légitimité.

En effet, elle permet de rassurer votre prospect sur votre professionnalisme, d’autant plus si votre entreprise est connue par le plus grand nombre.

Que ce soit dans le cadre de la prospection ou de la communication, votre signature mail professionnelle doit être irréprochable pour générer un sentiment de confiance.

Par irréprochable nous entendons : claire, lisible, sans erreurs de paramétrage, compatible sur tous les supports et attractive.

Lorsque nous sommes confrontés à des emails de prospection avec une signature mail « non performante et non attractive », vos prospects ont très rapidement des aprioris sur l’entreprise ET la personne.

Vous en doutez ?

Nous sommes prêts à parier que vous vous êtes déjà retrouvé dans le cas de figure suivant :

 

👉 Vous avez reçu un mail qui a suscité votre intérêt. Jusqu’ici tout allait bien.

Une fois la lecture du mail achevée, vous voyez une signature toute « cassée » : la photo n’apparaît pas, la fonction s’affiche sur une colonne et non sur une ligne…

Cela ne vous renvoie pas une image positive de la personne, d’autant plus si l’entreprise est spécialisée dans le digital. Finalement, vous allez en rester là.

signature professionnelle.

C’est exactement le même cas de figure pour vous. Si vous prospectez avec une signature mail non professionnelle, vous serez discrédité. Vos chances d’être recontacté seront considérablement réduites.

Outre les aspects de légitimité et d’assurance, la signature mail est un réel canal d’acquisition à exploiter. En effet, elle ne sert pas uniquement à transmettre vos coordonnées à un prospect.

Elle peut être personnalisée et apporter de la valeur ajoutée à vos emails.

Lorsque la signature mail est personnalisée, celle-ci donne l’impression à votre prospect que votre mail est un échange one-to-one et non un email de masse.

Eh oui ! Vos prospects ont bien conscience que les commerciaux envoient des séquences de mail à un X nombre de personnes.

Vous avez donc tout intérêt à personnaliser vos emails, votre signature mail et proposer plus.

 

Transformer sa signature mail en un canal marketing et de vente

293 milliards de mails envoyés en 2019
319 milliards de mails envoyés en 2021
Prédiction de 333 milliards de mails envoyés en 2022

C’est sans surprise que l’email a toujours la côte.

Si on parle couramment des emailings de masse/newsletters, on entend trop peu souvent parler des emails one-to-one envoyés quotidiennement par les collaborateurs d’une entreprise.

Avec une moyenne de 121 emails reçus et 40 envoyés par un employé chaque jour, l’email reste pourtant le premier canal de communication en entreprise.

Il permet à la fois de communiquer avec ses prospects, ses clients, ses partenaires et ses collaborateurs.

En plus d’afficher un volume considérable, l’email one-to-one affiche un taux d’ouverture proche des 100 %.

L’email n’est donc pas mort, il est bel et bien toujours un canal ultra-exploité sur lequel vous devez capitaliser pour votre prospection… en tirant votre épingle du jeu !

Comment ? Grâce à vos signatures mail. 

C’est le parfait vecteur pour communiquer des contenus auprès de vos prospects et renforcer votre proposition de valeur. En y intégrant une bannière, vous pouvez communiquer sur une nouvelle offre, un prix récemment remporté, partager des e-books et un tas de contenus pertinents pour vos prospects !

À ce propos, il y a 5 micro-moments où votre signature mail compte particulièrement. Des moments à l’importance non négligeable : le mail d’invitation à un événement, le mail de relance prospect…

Utiliser sa signature mail à chaque étape du tunnel de vente pour mieux vendre
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Comment intervient la signature mail dans le funnel de vente ?

Le funnel de vente Sales représente le parcours théorique par lequel passe un prospect avant de conclure un acte d’achat. Les objectifs sont de faire savoir à un prospect que vous existez et l’amener progressivement vers la conversion, grâce à la technique du lead nurturing.

Et, la signature mail dans tout ça ? Elle intervient de bout en bout.

En marketing, nous utilisons un appel à l’action, plus connu sous le nom de CTA.  Son rôle est d’inciter un lead à cliquer sur une page, télécharger un livre blanc, prendre rendez-vous…

Pour que votre signature mail incite à l’action, vous devez introduire ce fameux CTA. Ainsi, vous serez plus à même de le faire progresser un prospect dans un funnel et d’obtenir des informations sur lui.

Concrètement, qu’est-ce que ça donne ? Voici quelques exemples.

funnel de vente

 

  • Awareness : l’étape de sensibilisation

Elle consiste à se faire connaître auprès d’inconnus que ce soit par le biais des réseaux sociaux, du site internet, d’un cold e-mail…

L’objectif est d’attirer l’attention de votre cible en lui faisant prendre conscience de ses points de douleur, puis susciter son intérêt.

Si vous êtes dans le cas d’un cold email, utilisez votre signature pour promouvoir des contenus qui intéressent vos cibles.

Exemples :

Admettons que votre entreprise propose des stratégies de contenu pour les entreprises. Vous pouvez utiliser votre signature mail pour partager un e-book sur : Stratégies de contenu : quels bénéfices pour votre marketing digital ?

A contrario, si vous vendez une solution informatique, profitez de votre signature mail pour promouvoir des webinaires, des articles qui promeuvent votre solution…

Les contenus choisis pour cette étape d’awareness doivent attirer l’attention.

Soyez impactant pour ne pas louper le coche !

  • Interest : susciter l’intérêt de vos prospects

À ce stade, vos prospects s’intéressent aux solutions possibles pour résoudre son problème. Vous devez lui proposer des contenus à forte valeur ajoutée et surtout adaptés à l’étape du funnel.

Utilisez votre signature mail pour susciter leurs intérêts. Ici, c’est l’occasion de mettre en avant vos références, notamment celles connues du grand public. Vous pouvez également partager des retours d’expérience de vos clients sur des thématiques faisant échos à votre cible.

Exemple :

Admettons que vous vous adressiez à des experts-comptables, vous n’allez pas promouvoir une solution pour automatiser leurs actions de prospection.

Aucun intérêt pour eux.

Promouvez des retours d’expérience sur une solution de gestion des documents comptables ou traitement des factures.

signature mail funnel marketing intent

  • Consideration : l’analyse des possibilités

Le prospect évalue les différentes solutions ou propositions qui s’offrent à lui pour résoudre son problème. Le contenu de votre signature mail ne doit plus seulement susciter son intérêt : il doit montrer des résultats concrets afin de faire ressortir tous les bénéfices de votre service ou votre solution.

Si nous reprenons l’exemple de la stratégie de contenu. Vous ne devez plus vous contenter des bénéfices pour le marketing digital d’une entreprise.

Vous devez parler du ROI obtenu, c’est-à-dire, expliquer concrètement les résultats obtenus par les entreprises qui ont mis en place une stratégie de contenu.

Vous pouvez partager une enquête réalisée auprès de vos clients, un podcast avec le CEO d’une entreprise sur un secteur spécifique, etc.

Il en va de même pour la vente d’une solution.

Quel que soit le contexte, mettez en exergue des résultats concrets via votre signature mail pour apporter de la valeur ajoutée et surtout faire la différence !

Exemple :

Chez Letsignit, nous avons mené une enquête auprès de 749 décideurs marketing et nous avons publié les résultats. Et, nous en avons profité pour le faire savoir dans nos signatures mail. 

signature mail funnel de vente consideration

  • Intent : le choix cornélien

Cette étape peut être qualifiée comme une étape de « benchmark ». Vos prospects comparent votre offre à celles de vos concurrents, jusqu’à ce qu’ils prennent contact avec vous ou que vous les contactiez.

Vous devez continuer à mettre en avant les bénéfices de votre solution ou de votre prestation tout en incitant votre prospect à vous contacter. C’est une étape décisive pour obtenir un rendez-vous avec votre prospect. Il est prêt à être converti en client. Vous devez utiliser votre signature mail de sorte à ce qu’il passe à l’action et vous contacte !

Si vous êtes dans le cas où vous vendez une solution SaaS, profitez de votre signature mail pour l’inciter à programmer une démo avec vous.

A contrario, si vous vendez des services, vous avez plus intérêt à proposer un audit gratuit.

Exemple :

Si vous travaillez pour une agence de marketing spécialisée dans le référencement, incitez votre prospect à programmer un audit de son site.

Démontrez que vous faites la différence dans votre accompagnement.

sales signatures funnel marketing

  • Purchase : vous avez conclu la vente !

Après l’achat de votre service ou la souscription à votre outil, communiquez des best practices à vos clients pour maintenir son engagement et le fidéliser.

N’oubliez jamais qu’un client satisfait est un client qui revient.

Vous avez tout intérêt à travailler vos signatures mail pour le post achat, notamment si vous souhaitez vendre des services additionnels.

Exemple :

Profitez de la signature mail pour informer des mises à jour, des nouvelles fonctionnalités, des formations à disposition, des concours, ou encore travailler la fidélisation de vos clients.

sales signatures funnel de vente

Quelles solutions SaaS utiliser pour créer sa signature mail ?
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Pourquoi utiliser une solution SaaS pour créer sa signature mail ?

Personnaliser manuellement sa signature mail n’est pas une mince affaire, car plusieurs problèmes se posent. 

Pour créer une adresse mail professionnelle, vous avez deux possibilités :.

  • Le service communication transmet un modèle de signature type aux collaborateurs pour qu’ils la recréent (ou pas). Ou, la signature est créée sous un format image. Elle n’est pas performante, car elle ne s’adapte pas aux différents supports.
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  • Vous créez votre signature mail via un outil tiers, tels que des générateurs de signatures pour créer un code HTLM à importer dans votre boîte mail. Mais, ce type d’outil ne permet pas d’automatiser votre signature et la mise à jour des informations est un vrai casse-tête.

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Comme précisé précédemment, vous avez tout intérêt à privilégier une approche one-to-one. Sans un outil dédié, il vous sera impossible de personnaliser efficacement vos signatures mail.

Autre élément à prendre en considération : la délivrabilité.

Personnaliser son adresse email sans un outil dédié alourdit le poids de vos emails et les transfère directement dans les pourriels. Compliqué de susciter l’intérêt de vos cibles…

L’idéal est de trouver un outil ludique, qui traite l’ensemble de ces problématiques : personnalisation, compatibilité sur tous les supports, très bonne délivrabilité, gestion automatisée et centralisée des signatures…

L’avantage de ce type d’outil est que vous pouvez analyser le comportement de vos prospects : taux de clics, nombre de téléchargements via les bannières…  Grâce à ces informations, vous pourrez adapter vos actions commerciales via votre signature mail et faire avancer vos prospects dans le funnel.

À ce propos, nous avons sélectionné un panel d’outils utiles pour personnaliser vos signatures mail et les rendre performantes.

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4 outils indispensables pour créer une signature mail professionnelle qui convertit
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Letsignit, la solution leader pour gérer vos signatures mail 

Letsignit est une solution SaaS qui permet de créer, gérer et déployer facilement les signatures mail d’un très grand nombre de collaborateurs, avec la possibilité d’y intégrer des bannières marketing.

L’outil propose un éventail de fonctionnalités pour personnaliser vos signatures mail à chaque étape du funnel de vente.

En quelques clics, vous pouvez créer des signatures mail professionnelles. Vous pouvez également les personnaliser à souhait en y intégrant des bannières de communication, comprenant un call to action vers votre site, un article de blog, un livre blanc à télécharger, un podcast ou une invitation à un événement…

Aucune compétence technique n’est requise pour utiliser l’outil. Il a été conçu pour que quiconque puisse se l’approprier sans formation spécifique. Et ainsi, être en mesure de suivre les interactions avec les signatures mail et les campagnes marketing associées.
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Letsignit Drag & Drop Designer

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Quels que soient les éléments introduits, vous ne rencontrerez aucun problème d’affichage ou de délivrabilité.

Par ailleurs, la solution est compatible avec les services suivants : Office 365 (Microsoft 365) & Outlook, Exchange, Salesloft, Pardot, Outreach, Hubspot, Lemlist, etc.

La cerise sur le gâteau : vous pouvez suivre le comportement de vos prospects (nombre de clics, de téléchargements, etc.) et adapter vos actions commerciales !

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Découvrez Letsignit

Calendly, un outil indispensable pour planifier ses rendez-vous

Cet outil permet de planifier des réunions de manière simple et professionnelle. Il permet à ses utilisateurs de faciliter les échanges avec ses interlocuteurs, de libérer du temps et de se concentrer sur leur travail.

Le réel avantage de cette solution est de pouvoir intégrer votre agenda Calendly à différents outils : zoom, microsoft teams, sales force, hubspot…

Selon l’outil avec lequel vous aurez synchronisé Calendly, vous pourrez manager vos contacts et analyser certaines métriques.

Ceci est notamment de cas de Letsignit, Calendly s’intègre dans la solution et se gère de façon automatique. Un réel gain de temps pour les équipes Sales ! Grâce à l’intégration d’un bouton dédié à la prise de rendez-vous dans la signature mail, ils peuvent gagner en une efficacité.

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calendly signature mail professionnelle

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Bitly : l’outil parfait pour gérer vos liens et analyser les interactions de vos prospects 

Bitly est un logiciel qui permet aux entreprises de créer, gérer et partager des liens personnalisés à l’image de la marque, pour le blog, leurs pages de renvoi, etc. afin de collecter les données des personnes ayant cliqué : informations géographiques, référencement, source du trafic…

Mais, il est généralement connu pour raccourcir la longueur des URL.

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bitly campagne mail

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Dans le cas d’une signature mail, si vous insérez le lien de votre site internet ou d’un contenu, vous pourrez traquer les interactions de votre prospect avec votre contenu, exemple : le nombre de clics par date.

Pour aller plus loin dans le tracking, vous pouvez insérer des éléments dans votre URL, appelés balises UTM. Grâce à ces balises, vous pourrez obtenir davantage d’informations, exemple : identifier la source des campagnes qui ont permis de convertir des leads.

Cela vous permettra également de connaître le ROI associé aux campagnes de vos signatures mail.

Nous vous conseillons cet article, si vous souhaitez en savoir plus sur les UTM :

Quel est le rapport avec bitly ? Plus vous ajouterez des balises, plus votre lien sera long.

L’outil vous sera utile pour cacher les UTM et rendre les liens plus courts. D’un point de vue utilisateur, un lien court est plus rassurant qu’un lien long avec des informations incompréhensibles…

Tips : Si vous n’avez pas envie de vous ajouter des étapes dans le suivi des liens, l’outil Letsignit vous permet de récupérer certaines données. 🙂

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bitly campagne mail

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Canva, pour créer simplement et rapidement des bannières commerciales

Canva est une plate-forme de création graphique ludique et intuitive, qui permet aux utilisateurs de créer des visuels, des présentations, des affiches, des documents, des vidéos, bannières pour les médias sociaux…

Plus de 250 000 modèles graphiques gratuits et payants sont proposés dans de multiples domaines. Une fois votre modèle choisi, vous pouvez le personnaliser : texte, police de caractères, couleurs, photos, etc.

La vraie force de cet outil est : la possibilité de créer des contenus sans compétences graphiques.
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Canva signature mail professionnelle

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Quel est l’intérêt d’utiliser Canva pour votre prospection ? Il y a plusieurs raisons :
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  1. Vous pouvez l’utiliser pour personnaliser et/ou mettre en forme votre photo professionnelle, que ce soit pour vos réseaux sociaux, votre signature mail ou les canaux de communication interne de votre entreprise.
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  2. Améliorer et appliquer les couleurs de l’entreprise sur les supports de présentation dédiés aux prospects.
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  3. Créer des bannières attractives et activables pour votre signature mail.
    À travers ces bannières, vous pourrez mettre en avant vos contenus, attirer l’attention de vos prospects et inciter à l’action grâce à votre CTA.

Cet article vous sera utile pour créer des bannières, vous y trouverez tous nos trucs et astuces :
4 astuces pour créer une bannière efficace.

BONUS : Trucs et astuces pour une signature mail qui convertit !

À ce stade de l’article, vous avez bien compris que la signature mail est un canal à exploiter pour vos actions commerciales.

Voici quelques conseils à appliquer pour mettre toutes les chances de votre côté et atteindre vos objectifs.

 

Les éléments essentiels d’une signature mail

Une signature mail professionnelle comprend les informations essentielles sur vous et votre entreprise. Elles doivent permettre à vos prospects de bien vous identifier et potentiellement se renseigner. Quels sont les éléments primordiaux dans votre signature mail ? Il y en a plusieurs :

  • Introduire une photo professionnelle : c’est beaucoup plus facile d’associer le nom d’une personne à un visage. Par ailleurs, cela humanise votre email et suscite un sentiment de confiance.
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  • Renseigner votre nom et prénom : éléments obligatoires pour vous identifier.
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  • Titre : Que faites-vous pour l’entreprise ? N’hésitez pas à évangéliser votre fonction, car le mot commercial ou SDR, peut freiner certaines personnes.
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  • Le numéro de téléphone : même si nous avons tendance à privilégier les échanges digitaux, certaines personnes préfèrent téléphoner pour obtenir des réponses immédiates à leurs questions. Renseignez uniquement le numéro sur lequel vos prospects auront plus de chance de vous avoir directement au téléphone. (Pas le numéro de l’accueil)
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  • Introduire un CTA : Quelle action souhaitez-vous impulser ? Télécharger le e-book ? Consulter un article ? Envoyer un mail ? Prendre rendez-vous ? Pour bien définir cet objectif, référez-vous aux différentes étapes du funnel marketing.

    Une fois que vous avez défini votre objectif, vous devez choisir les bons mots pour inciter votre prospect à passer à l’action.

    Nous vous conseillons d’utiliser une solution de gestion des signatures mail, parce que cela vous permettra de bien mettre en forme vos signatures et de mieux introduire vos CTA.

Voici un article qui vous aidera à créer des CTA pour vos signatures mail.

  • .Site internet de l’entreprise : Cela permettra à votre prospect de se renseigner sur votre entreprise et d’en savoir plus sur les services proposés, l’état d’esprit, les références…
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  • Les réseaux sociaux de l’entreprise : cela permettra à vos prospects de suivre l’actualité de l’entreprise et de s’identifier.
    Attention ! Ne listez pas tous les réseaux sociaux de l’entreprise. Sélectionnez uniquement ceux qui sont les plus pertinents pour votre cible.
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  • Partager du contenu : nous avons suffisamment insisté sur ce point, vous avez compris que c’est important. ^^

 

4 erreurs à éviter dans sa signature mail

 

Voici 4 erreurs à éviter pour vous permettre d’optimiser votre signature.

S’il y a des informations importantes à renseigner, d’autres ne sont pas du tout essentielles. Et, vous devez faire attention à certains critères pour assurer la lisibilité de votre signature.

  • Ne pas remettre son adresse mail : si vous contactez vos prospects avec votre adresse email, quel est l’intérêt ? Il a déjà accès à cette information. Profitez de cet espace pour insérer un autre élément.
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  • Éviter de faire une signature trop longue : l’objectif n’est pas de faire une publication pour les réseaux sociaux. Vous devez être succinct et renseignez uniquement les informations essentielles pour une prise de contact. Proposer du contenu pour renforcer votre proposition de valeur.
    Exemples : insérer deux numéros de téléphone, ajouter 6 réseaux sociaux… Less is more !
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    signature mail non professionnelle
  • Respecter les dimensions des visuels : c’est primordial ! Si vous ne respectez pas les dimensions indiquées, que ce soit pour votre photo, vos coordonnées ou encore votre bannière, l’affichage sera médiocre. Par ailleurs, la qualité de votre signature mail sera altérée d’un support de communication à l’autre.
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  • Personnaliser sa signature mail sans outil : vous vous heurtez à des problèmes. Nous vous conseillons vivement d’utiliser un outil pour créer votre signature. Cela vous prendra beaucoup moins de temps de le faire.

 

Ce qu’il faut retenir de cet article :

 

👉 La signature mail est une carte de visite virtuelle ! Elle a un impact considérable sur votre image et votre légitimité.

👉 Lorsque votre signature mail est bien exploitée et personnalisée, c’est un allié pour vos actions de prospection.

👉 Insérer du contenu via votre signature mail pour apporter de la valeur ajoutée à vos prospects et renforcer votre proposition de valeur. L’objectif : faire progresser votre prospect dans le funnel de vente.

👉 Utiliser des outils pour centraliser la gestion de vos signatures mail personnalisées, créer vos bannières et mesurer leur efficacité.

👉 Less is more.
Ne mettez pas d’informations superflues. Privilégiez vos coordonnées, les informations de l’entreprise, votre CTA et votre bannière avec un contenu.

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The end