Communication
16
April
2021

Quels touch points pour la communication interne ?

Par
Dinis Vendeirinho
Digital Project Manager
Les touch points de la communication interne sont les canaux utilisés pour délivrer des messages aux employés. Emails, newsletters, réunions, signature mail : ceux-ci peuvent prendre de multiples formes. En voici quelques exemples.‍

Une communication interne efficace permet à la fois de transmettre des informations et d’engager les collaborateurs.

C’est un levier essentiel, plus encore dans la période actuelle, pour fédérer les membres d’une entreprise autour de projets et de valeurs communes. Si la communication interne est – pour des raisons évidentes – presque constante, elle nécessite une certaine orchestration pour rester cohérente sur tous les canaux.

Outre la distinction online/offline qui tend à s’effacer, ces canaux ou points de contact (touch points) peuvent être classés en deux catégories.

D’un côté, les touch points « synchrones » qui permettent une interaction en temps réel ; de l’autre des touch points « asynchrones », qui n’impliquent pas une réponse directe. Les premiers ont tendance à apparaître comme des freins à la productivité pour les employés, quand les seconds offrent de reprendre le contrôle sur son emploi du temps.

L’email 1to1

C’est, bien souvent, le touch point privilégié pour la communication interne. Un employé en reçoit en moyenne 121 et en envoie 40 par jour. Avec son taux d’ouverture qui avoisine les 100%, l’email professionnel est un touch point particulièrement efficace. Qui plus est, il est asynchrone : si le destinataire doit répondre, c’est rarement dans l’instant.

Le + : Asynchrone et informel

Le - : Peut se perdre dans le flux

La newsletter

Encore un email, mais cette fois plus formel. La newsletter est envoyée de façon régulière et bénéficie d’un chapitrage à même de créer des rendez-vous éditoriaux. Elle est attendue et permet de garder le lien. Mais c’est un touch point 100% descendant, qui n’implique aucune interaction.

Le + : Permet de créer un rendez-vous

Le - : Communication Top-Down

La signature mail

Nous parlons ici d’une section particulière de l’email professionnel : la signature. Une signature mail qui contient les coordonnées de l’expéditeur, mais aussi – de plus en plus souvent – un CTA sous forme de bannière. L’avantage étant que cette bannière est présente sur tous les emails envoyés en interne, et pas seulement dans les mails des dirigeants. C’est un moyen de faire des campagnes de communication interne qui passent inaperçues.

Le + : Présent dans chaque email interne

Le - : Pas personnalisé (sans outil d'automatisation et de centralisation des signatures mail tel que Letsignit)

Decouvrir Letsignit

La réunion

Les réunions offrent une grande interactivité. Touch point incontournable, la réunion est néanmoins synchrone et sujette aux aléas, ce qui la rend plus difficilement maîtrisable. Qu’elle se déroule de façon physique ou digitale, elle est irremplaçable, mais plus difficilement intégrable dans un plan de communication.

Le + : Interactivité optimale

Le - : Synchrone et chronophage

La messagerie instantanée

Les logiciels de messagerie instantanée se sont développés au sein des entreprises. Ils se substituent souvent à la conversation de vive voix à l’heure de la digitalisation des échanges. Mais ils sont peu adaptés à une communication cohérente et leur caractère synchrone peut se révéler source de stress et aussi susciter une baisse de productivité.

Le + : Remplace la conversation

Le - : Peut générer un stress

Citons encore les réseaux sociaux (plus adaptés à la communication externe), l’affichage (qui exclut les télétravailleurs), le Digital Workplace et bien d’autres. Chacun présente ses inconvénients et ses avantages, et une communication interne bien dosée emprunte chaque canal pour ses points forts. Le tout est de trouver le bon dosage.

Sources :

À propos de l'auteur
Dinis est Digital Project Manager chez Letsignit ! Il intervient dans la majorité des projets du service Marketing : communication externe et interne, création de contenus, copywritting,… C'est le couteau suisse du marketing et le preux chevalier du design de l'entreprise. Nos très chers collaborateurs ne peuvent plus se passer de ses belles créations pour leurs communications (et de ses playlist Spotify).
À propos de Letsignit
Letsignit est une solution de gestion de signatures mail qui permet aux organisations de transformer les signatures mail de leurs collaborateurs en un média d'engagement 1-1 puissant pour leurs marques et leurs campagnes.
Questions
Fréquentes
1
Is it possible to track the number of clicks on email signatures?

Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.

You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.

If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.

2
Can we add links to social networks, our website, and appointment-setting applications such as Calendly?

With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.

And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.

3
Can employees update their signature information themselves (number, function, etc.)?

It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.

This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.

4
Why it is important to standardize our email signatures on a large scale to ensure our identity and brand image?

It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!

A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.

With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.

5
What is the user experience like for our employees?

What is the user experience like for our employees?

  • If you opt for the Letsignit Add-in for Outlook, they will have a dedicated space in their Outlook account where they will be able to view the signatures and campaigns assigned to them.
  • If you opt for the Letsignit Desktop APP, they will be able to preview all their signatures and campaigns in this space. If they want to change their default signature to another one when sending an email, this will be done in their signature library in Outlook.

In both cases:

  • They preview their signature before sending an email and choose from signatures assigned to them.
  • Based on the permissions granted, they will also be able to modify their personal information such as their name, position, or address in these spaces.

In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.

6
Can my employees have multiple signatures available to them?

With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.

Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:

Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.

7
Regarding “Green IT,” have you implemented measures to limit the digital footprint of email signatures?

If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.

As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:

  • Optimization of the weight of signatures and campaigns in emails.
  • Green features: lightening of signatures during response/transfer emails, possibility of not embedding images, implementation of lighter signatures for internal exchanges.
  • Integration of a 'Switch to Teams' widget to encourage your employees to continue their exchanges via chat, rather than email.

As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.

8
Regarding “Green IT,” have you implemented measures to limit the digital footprint of email signatures?

If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.

As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:

  • Optimization of the weight of signatures and campaigns in emails.
  • Green features: lightening of signatures during response/transfer emails, possibility of not embedding images, implementation of lighter signatures for internal exchanges.
  • Integration of a 'Switch to Teams' widget to encourage your employees to continue their exchanges via chat, rather than email.

As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.

Questions
Fréquentes
1
2
3
4
5
6
7
8

Il est temps
de passer à l’action

Parlez à l'un de nos experts et programmez
votre démo personnalisée de Letsignit.
Demander un essai gratuit