IT
16
January
2020

Signatures mail : pourquoi le choix du cloud importe

Par
Wassim Achkar
Product Marketing Manager
Pas de gestion centralisée, robuste et sécurisée des signatures mail sans une plateforme cloud à la hauteur. Le choix de Microsoft Azure répond à cet enjeu et ouvre de nombreuses possibilités pour le traitement de vos signatures mail.Letsignit a résolument fait le choix du Cloud pour développer sa plateforme. Proposer un service en SaaS (Software as a service) offre aux utilisateurs une souplesse d’exploitation et un haut niveau de sécurité difficiles à répliquer avec un déploiement local.

Azure et Microsoft Office 365 : l’alliance parfaite

L’alliance entre Microsoft 365 (Office 365) et le cloud Azure de Microsoft crée pour les entreprises un environnement homogène et sans couture. Pour le service de messagerie, cette continuité de bout en bout offre des possibilités de déploiement et d’exploitation beaucoup plus étendues, sans qu’il soit nécessaire de déployer l’application « sur mesure ». Ainsi, l’accès à l’annuaire AD Azure permet de synchroniser des milliers d’utilisateurs en quelques minutes et d’importer toutes leurs informations sans passer par des procédures de requêtes complexes et laborieuses.

Mieux, la centralisation offerte par l’utilisation de Microsoft 365 (Office 365) dans le cloud Azure offre aussi une cohérence sécuritaire de bout en bout. Une fois l’option d’authentification implémentée, les utilisateurs bénéficient d’une authentification transparente : leur compte Microsoft 365 (Office 365) leur donne accès au service Letsignit sans qu’ils aient besoin de le saisir à chaque session.

Découvrez Letsignit

Une sécurité et une confidentialité renforcées avec le cloud

Les cybermenaces sont les principaux dangers auxquels les systèmes d’information de l’entreprise sont confrontés. Sur ce versant, le Cloud permet de mutualiser la protection, les entreprises bénéficiant des investissements des équipes de Microsoft pour éradiquer les diverses menaces liées à l’exploitation des brèches. Les mises à jour des matériels et logiciels sont réalisées régulièrement pour pallier les failles connues, tandis que l’analyse des vulnérabilités est assurée par le centre de sécurité de Microsoft (MSRC) et des évaluateurs indépendants, 24/7.

Par ailleurs, les problèmes de confidentialité sont eux aussi traités par le Cloud. Letsignit a obtenu les certifications pour ISO 27001 & 27018 qui garantissent la conformité du management et la protection des données.

On Premise ou Cloud : une connexion transparente

Bien sûr, toutes les entreprises n’ont pas encore fait le choix de basculer leur messagerie dans le Cloud. Mais, là aussi, la souplesse du Cloud et des architectures de services autorise une connexion rapide à la plateforme.

  • Un connecteur (ou agent de gestion) positionné sur le serveur Exchange situé dans l’entreprise assure le transfert d’informations de manière fluide et transparente.
  • Une API permet de créer la connexion à l’Active Directory local et de transférer la data par HTTPs et JSON vers le cloud Letsignit.

En utilisant ce moteur de synchronisation, toutes les informations sont traitées par échanges réguliers, ce qui permet par exemple d’actualiser en permanence les informations de vos annuaires, pour mettre à jour les signatures ou pour intégrer de nouveaux collaborateurs.

Une procédure équivalente est déployée pour la réception et l’envoi d’emails depuis des serveurs Exchange locaux vers les infrastructures Letsignit, où l’email se verra apposer sa signature avant d’être envoyé à son destinataire.

Le Cloud Azure et Letsignit : idéal pour les entreprises internationales

Exploités par des entreprises qui utilisent Microsoft 365 (Office 365), les Datas Center Azure nous permettent d’être présent dans de multiples régions – France Centre, Brésil Sud, Canada Est, US Est et Asie Sud-Est – au plus près des entreprises. À la clé pour les clients, une conformité avec les réglementations en vigueur dans leur pays et une faible latence pour l’accès service.

En outre, si l’administration de Letsignit est centralisée, l’administrateur global peut désigner des administrateurs « auxiliaires » pour chaque filiale de l’entreprise. Chacune sera ainsi autonome dans sa gestion des signatures.

Un accès plus rapide aux nouvelles fonctions de signature avec le cloud

Autre bénéfice du Cloud, l’amélioration continue, automatique et transparente des services par Letsignit. De nouvelles fonctionnalités ou améliorations sont apportées régulièrement sur la base des retours utilisateurs. Avec une plateforme SaaS, chaque nouveauté est instantanément répercutée auprès de tous les utilisateurs. Un bénéfice réel pour les clients.

À propos de l'auteur
Amandine est la Head of Acquisition de Letsignit ! Initialement spécialiste du contenu, elle contribue aujourd’hui activement à la rentabilité des canaux d'acquisition : SEO, SEA, SMA, SMO… Amandine, c'est aussi l'un des piliers du Marketing chez Letsignit ! Depuis plus de 5 ans, elle participe et initie des projets et campagnes marketing qui retranscrivent systématiquement sa vision, sa plume et sa créativité (qu’on retrouve également dans toutes ses tenues colorées qui égaillent la journée de tous ceux qui croisent sa route).
À propos de Letsignit
Letsignit est une solution de gestion de signatures mail qui permet aux organisations de transformer les signatures mail de leurs collaborateurs en un média d'engagement 1-1 puissant pour leurs marques et leurs campagnes.
Questions
Fréquentes
1
Is it possible to track the number of clicks on email signatures?

Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.

You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.

If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.

2
Can we add links to social networks, our website, and appointment-setting applications such as Calendly?

With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.

And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.

3
Can employees update their signature information themselves (number, function, etc.)?

It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.

This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.

4
Why it is important to standardize our email signatures on a large scale to ensure our identity and brand image?

It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!

A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.

With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.

5
What is the user experience like for our employees?

What is the user experience like for our employees?

  • If you opt for the Letsignit Add-in for Outlook, they will have a dedicated space in their Outlook account where they will be able to view the signatures and campaigns assigned to them.
  • If you opt for the Letsignit Desktop APP, they will be able to preview all their signatures and campaigns in this space. If they want to change their default signature to another one when sending an email, this will be done in their signature library in Outlook.

In both cases:

  • They preview their signature before sending an email and choose from signatures assigned to them.
  • Based on the permissions granted, they will also be able to modify their personal information such as their name, position, or address in these spaces.

In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.

6
Can my employees have multiple signatures available to them?

With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.

Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:

Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.

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Regarding “Green IT,” have you implemented measures to limit the digital footprint of email signatures?

If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.

As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:

  • Optimization of the weight of signatures and campaigns in emails.
  • Green features: lightening of signatures during response/transfer emails, possibility of not embedding images, implementation of lighter signatures for internal exchanges.
  • Integration of a 'Switch to Teams' widget to encourage your employees to continue their exchanges via chat, rather than email.

As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.

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Regarding “Green IT,” have you implemented measures to limit the digital footprint of email signatures?

If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.

As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:

  • Optimization of the weight of signatures and campaigns in emails.
  • Green features: lightening of signatures during response/transfer emails, possibility of not embedding images, implementation of lighter signatures for internal exchanges.
  • Integration of a 'Switch to Teams' widget to encourage your employees to continue their exchanges via chat, rather than email.

As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.

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