Marketing
Quelles solutions SaaS utiliser pour favoriser la collaboration en entreprise ?

Piloter des campagnes marketing de manière efficace suppose plusieurs prérequis : une stratégie adaptée ; des contenus et assets intéressants ; des KPIs précis ; et une collaboration sans faille. Il s’agit notamment de partager le calendrier des campagnes et publications pour tous les touchpoints. De nombreuses solutions SaaS peuvent vous y aider.

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Une solution SaaS de collaboration, pour quoi faire ?

Qui aime perdre son temps en meeting ? Échanger des courriels sans fin ? Devoir décrocher son téléphone pour régler la moindre question ? Jongler entre différents sites et logiciels pour consulter un document ? Selon une étude récente, 84 % des dirigeants estiment que la réussite future de leur entreprise dépend de leur capacité à repenser les méthodes de collaboration des équipes. Le même pourcentage estime indispensable la mise en place d’un espace de travail connecté. L’intérêt des solutions SaaS de planning et de collaboration est ici : agréger en un point unique l’ensemble des éléments nécessaires à la bonne conduite d’un projet, type campagne marketing – calendrier, assets, taches, personnes concernées, etc.

L’objectif est bien d’aider le directeur ou le chef de projet dans toutes les étapes de sa mission, dans les moindres détails. Pour ce faire, un outil de travail collaboratif en mode SaaS vous permet de gagner un temps précieux en centralisant toutes les informations du projet : où en êtes-vous du planning global comme de l’avancement de chaque projet, qui a la charge de telle tâche, quelles questions restent en suspens, quelles ressources peuvent encore être activées… Fini, les réunions à rallonge ! Il diminue également les problèmes récurrents, type manque de communication et versioning de documents.

Si beaucoup de planning projet prennent la forme d’une feuille de calcul, dans la pratique ce choix s’avère discutable : le rendu n’est pas des plus lisibles, les éditions et manipulations d’informations parfois complexes, la gestion des droits pas toujours adaptée… Ces limites émergent d’autant plus qu’il existe aujourd’hui des solutions SaaS dédiées à la collaboration.

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Sur quels critères choisir son outil de collaboration ?

Comme toujours, les critères de choix dépendent de vos besoins et de ceux de votre équipe : souhaitez-vous mieux échanger ou avez-vous besoin avant tout d’organiser de nombreuses tâches en parallèle ? S’agit-il d’un besoin ponctuel ou régulier ? Combien de personnes devront exploiter cette solution SaaS ? S’agit-il d’utilisateurs à l’aise avec la conduite de projets et les nouvelles technologies ? Dans tous les cas, les solutions de collaboration proposent un même noyau de fonctions.

Les fonctionnalités incontournables :

  • Calendrier : où en êtes-vous de l’avancement du projet et de chacune de ses sous-parties ?
    Liste de tâches : quel est leur statut, qui en a la charge ?
  • Partage de documents : pour éviter les problèmes de versioning et s’assurer que tout le monde travaille sur les bons fichiers
  • Outils de communication : afin que tous les participants aient accès au bon niveau d’informations et résoudre plus rapidement les problèmes
  • Rapports : notamment utile aux chefs de projet qui peuvent s’assurer de la bonne progression des missions

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Les principales solutions SaaS de collaboration

Le marché de la collaboration étant l’un des plus dynamiques de la stack martech, il n’est pas simple de faire son choix. La bonne pratique consiste souvent à tenter un essai de quelques semaines avant une adoption définitive. Sur ce chemin, il est probable que vous rencontriez l’une de ces solutions.

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Trello

Trello Board

Avec ses tableaux de type Kanban, Trello est assurément l’une des solutions SaaS de collaboration parmi les plus connues. Avec cette particularité, Trello donne à voir un projet entier en un seul regard. Concrètement, la solution propose un système de tableaux avec des colonnes et des cartes. Chaque colonne peut correspondre à une mission précise ou à une étape du projet, avec par exemple des colonnes « À faire », « En cours », « Rendu » et « Validé ». Les cartes représentent les différentes tâches à effectuer ; elles peuvent contenir des pièces jointes, des commentaires, des liens externes et même un calendrier pour planifier une échéance. Cette simplicité rencontre aussi ses limites pour des projets ou des organisations complexes et à grande échelle.

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Asana

Asana Board

Avec des tâches qui peuvent être visualisées selon différentes méthodologies (vue liste, tableaux Kanban, calendrier, gantt…), Asana vise la polyvalence. Des pages d’équipe facilitent le partage des idées et conversations, la gestion des droits et des notifications s’avèrent suffisamment fines pour travailler de manière dense et à grande échelle. Chacun peut aisément visualiser ses tâches, ses échéances et ainsi les prioriser. La solution se distingue aussi par le très large éventail d’applications (bureautique, stockage, email automation…) avec lesquelles elle peut s’intégrer.

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Monday

Monday board

Réputé pour la qualité de son expérience utilisateur, Monday se caractérise par une combinaison de fonctions – entre liste de tâches, suivi de projet et collaboration – très équilibrée. Si la solution n’offre pas forcément autant de fonctions ou d’intégrations avec des solutions tierces que ses concurrents, elle s’avère toutefois personnalisable et très souple à l’usage. Avec à la clé un cycle d’adoption par les utilisateurs réellement très court.

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Airtable

Airtable board

À mi-chemin entre la base de données et le tableur, Airtable fait partie de ces solutions SaaS « no code » qui permettent aux utilisateurs de construire de multiples applications. Autrement dit, Airtable n’est pas directement utilisable en tant qu’application de collaboration, mais peut être facilement utilisée pour la gestion de projets marketing. De nombreux modèles sont disponibles qui tirent parti des différentes vues proposées par l’outil : cartes, calendriers, tableaux Kanban, diagrammes de Gantt, etc.

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Collaborer autour de toutes les planifications

Quel que soit votre choix final, toutes les solutions évoquées ici vous permettent de gérer des calendriers multiples, en y intégrant tous vos assets : planification social media, campagnes emailing, campagnes paid, production de contenus, sans oublier les signatures mail.

C’est tout l’enjeu et la complexité de ces planifications : il faut s’assurer qu’elles contribuent de manière cohérente à de grandes séquences (par exemple, la promotion d’un événement) et, en même temps, que les règles du jeu sont respectées pour chaque point de contact. D’où l’intérêt de s’appuyer à la fois sur une planification globale et sur les solutions propres à chaque canal.

Voilà pourquoi, pour un canal tel que les signatures mail, il s’avère de pertinent de l’intégrer à la planification globale tout en tirant parti de Letsignit pour garantir la performance et la conformité technique et visuelle des signatures.

Notez que Letsignit prend aussi le soin d’embarquer ses propres fonctions collaboratives, pour s’adapter à votre organisation. Ainsi, la fonctionnalité multi-filiale vous aide à donner leurs propres espaces de travail à vos différentes entités pour déléguer efficacement la gestion des signatures. De la planification à l’exécution, des solutions SaaS sont aujourd’hui matures pour traiter à grande échelle les signatures mail comme un canal marketing à part entière au sein de votre planification globale.

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