Marketing
16
November
2021

Quelles solutions SaaS utiliser pour favoriser la collaboration en entreprise ?

Par
Amandine Fernandez
Head of Acquisition
Piloter des campagnes marketing de manière efficace suppose plusieurs prérequis : une stratégie adaptée ; des contenus et assets intéressants ; des KPIs précis ; et une collaboration sans faille. Il s'agit notamment de partager le calendrier des campagnes et publications pour tous les touchpoints. De nombreuses solutions SaaS peuvent vous y aider.

Une solution SaaS de collaboration, pour quoi faire ?

Qui aime perdre son temps en meeting ? Échanger des courriels sans fin ? Devoir décrocher son téléphone pour régler la moindre question ? Jongler entre différents sites et logiciels pour consulter un document ? Selon une étude récente, 84 % des dirigeants estiment que la réussite future de leur entreprise dépend de leur capacité à repenser les méthodes de collaboration des équipes. Le même pourcentage estime indispensable la mise en place d'un espace de travail connecté. L'intérêt des solutions SaaS de planning et de collaboration est ici : agréger en un point unique l'ensemble des éléments nécessaires à la bonne conduite d'un projet, type campagne marketing - calendrier, assets, taches, personnes concernées, etc.

L'objectif est bien d'aider le directeur ou le chef de projet dans toutes les étapes de sa mission, dans les moindres détails. Pour ce faire, un outil de travail collaboratif en mode SaaS vous permet de gagner un temps précieux en centralisant toutes les informations du projet : où en êtes-vous du planning global comme de l'avancement de chaque projet, qui a la charge de telle tâche, quelles questions restent en suspens, quelles ressources peuvent encore être activées… Fini, les réunions à rallonge ! Il diminue également les problèmes récurrents, type manque de communication et versioning de documents.

Si beaucoup de planning projet prennent la forme d’une feuille de calcul, dans la pratique ce choix s’avère discutable : le rendu n’est pas des plus lisibles, les éditions et manipulations d’informations parfois complexes, la gestion des droits pas toujours adaptée… Ces limites émergent d’autant plus qu’il existe aujourd’hui des solutions SaaS dédiées à la collaboration.

Sur quels critères choisir son outil de collaboration ?

Comme toujours, les critères de choix dépendent de vos besoins et de ceux de votre équipe : souhaitez-vous mieux échanger ou avez-vous besoin avant tout d'organiser de nombreuses tâches en parallèle ? S'agit-il d'un besoin ponctuel ou régulier ? Combien de personnes devront exploiter cette solution SaaS ? S'agit-il d'utilisateurs à l'aise avec la conduite de projets et les nouvelles technologies ? Dans tous les cas, les solutions de collaboration proposent un même noyau de fonctions.

Les fonctionnalités incontournables :

  1. Calendrier : où en êtes-vous de l'avancement du projet et de chacune de ses sous-parties ?
  2. Liste de tâches : quel est leur statut, qui en a la charge ?
  3. Partage de documents : pour éviter les problèmes de versioning et s'assurer que tout le monde travaille sur les bons fichiers
  4. Outils de communication : afin que tous les participants aient accès au bon niveau d'informations et résoudre plus rapidement les problèmes
  5. Rapports : notamment utile aux chefs de projet qui peuvent s'assurer de la bonne progression des missions

Les principales solutions SaaS de collaboration

Le marché de la collaboration étant l’un des plus dynamiques de la stack martech, il n’est pas simple de faire son choix. La bonne pratique consiste souvent à tenter un essai de quelques semaines avant une adoption définitive. Sur ce chemin, il est probable que vous rencontriez l’une de ces solutions…

Trello

Trello Board

Avec ses tableaux de type Kanban, Trello est assurément l’une des solutions SaaS de collaboration parmi les plus connues. Avec cette particularité, Trello donne à voir un projet entier en un seul regard. Concrètement, la solution propose un système de tableaux avec des colonnes et des cartes. Chaque colonne peut correspondre à une mission précise ou à une étape du projet, avec par exemple des colonnes « À faire », « En cours », « Rendu » et « Validé ». Les cartes représentent les différentes tâches à effectuer ; elles peuvent contenir des pièces jointes, des commentaires, des liens externes et même un calendrier pour planifier une échéance. Cette simplicité rencontre aussi ses limites pour des projets ou des organisations complexes et à grande échelle…

Asana

Asana Board

Avec des tâches qui peuvent être visualisées selon différentes méthodologies (vue liste, tableaux Kanban, calendrier, gantt...), Asana vise la polyvalence. Des pages d’équipe facilitent le partage des idées et des conversations, la gestion des droits et des notifications s’avèrent suffisamment fines pour travailler de manière dense et à grande échelle. Chacun peut aisément visualiser ses tâches, ses échéances et ainsi les prioriser. La solution se distingue aussi par le très large éventail d’applications (bureautique, stockage, email automation...) avec lesquelles elle peut s’intégrer…

Monday

Réputé pour la qualité de son expérience utilisateur, Monday se caractérise par une combinaison de fonctions – entre liste de tâches, suivi de projet et collaboration – très équilibrée. Si la solution n’offre pas forcément autant de fonctions ou d’intégrations avec des solutions tierces que ses concurrents, elle s’avère toutefois personnalisable et très souple à l’usage. Avec à la clé un cycle d’adoption par les utilisateurs réellement très court….

Airtable

Airtable board

À mi-chemin entre la base de données et le tableur, Airtable fait partie de ces solutions SaaS « no code » qui permettent aux utilisateurs de construire de multiples applications. Autrement dit, Airtable n’est pas directement utilisable en tant qu’application de collaboration, mais peut être facilement utilisée pour la gestion de projets marketing. De nombreux modèles sont disponibles qui tirent parti des différentes vues proposées par l’outil : cartes, calendriers, tableaux Kanban, diagrammes de Gantt, etc.

Collaborer autour de toutes les planifications

Quel que soit votre choix final, toutes les solutions évoquées ici vous permettent de gérer des calendriers multiples, en y intégrant tous vos assets : planification social media, campagnes emailing, campagnes paid, production de contenus, sans oublier les signatures mail.

C’est tout l’enjeu et la complexité de ces planifications : il faut s’assurer qu’elles contribuent de manière cohérente à de grandes séquences (par exemple, la promotion d’un événement) et, en même temps, que les règles du jeu sont respectées pour chaque point de contact. D’où l’intérêt de s’appuyer à la fois sur une planification globale et sur les solutions propres à chaque canal.

Voilà pourquoi, pour un canal tel que les signatures mail, il s’avère de pertinent de l’intégrer à la planification globale tout en tirant parti de Letsignit pour garantir la performance et la conformité technique et visuelle des signatures.

Notez que Letsignit prend aussi le soin d'embarquer ses propres fonctions collaboratives, pour s'adapter à votre organisation. Ainsi, la fonctionnalité multi-filiale vous aide à donner leurs propres espaces de travail à vos différentes entités pour déléguer efficacement la gestion des signatures. De la planification à l’exécution, des solutions SaaS sont aujourd’hui matures pour traiter à grande échelle les signatures mail comme un canal marketing à part entière au sein de votre planification globale.

À propos de l'auteur
Amandine est la Head of Acquisition de Letsignit ! Initialement spécialiste du contenu, elle contribue aujourd’hui activement à la rentabilité des canaux d'acquisition : SEO, SEA, SMA, SMO… Amandine, c'est aussi l'un des piliers du Marketing chez Letsignit ! Depuis plus de 5 ans, elle participe et initie des projets et campagnes marketing qui retranscrivent systématiquement sa vision, sa plume et sa créativité (qu’on retrouve également dans toutes ses tenues colorées qui égaillent la journée de tous ceux qui croisent sa route)
À propos de Letsignit
Letsignit est une solution de gestion de signatures mail qui permet aux organisations de transformer les signatures mail de leurs collaborateurs en un média d'engagement 1-1 puissant pour leurs marques et leurs campagnes.
Questions
Fréquentes
1
Is it possible to track the number of clicks on email signatures?

Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.

You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.

If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.

2
Can we add links to social networks, our website, and appointment-setting applications such as Calendly?

With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.

And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.

3
Can employees update their signature information themselves (number, function, etc.)?

It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.

This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.

4
Why it is important to standardize our email signatures on a large scale to ensure our identity and brand image?

It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!

A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.

With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.

5
What is the user experience like for our employees?

What is the user experience like for our employees?

  • If you opt for the Letsignit Add-in for Outlook, they will have a dedicated space in their Outlook account where they will be able to view the signatures and campaigns assigned to them.
  • If you opt for the Letsignit Desktop APP, they will be able to preview all their signatures and campaigns in this space. If they want to change their default signature to another one when sending an email, this will be done in their signature library in Outlook.

In both cases:

  • They preview their signature before sending an email and choose from signatures assigned to them.
  • Based on the permissions granted, they will also be able to modify their personal information such as their name, position, or address in these spaces.

In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.

6
Can my employees have multiple signatures available to them?

With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.

Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:

Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.

7
Regarding “Green IT,” have you implemented measures to limit the digital footprint of email signatures?

If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.

As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:

  • Optimization of the weight of signatures and campaigns in emails.
  • Green features: lightening of signatures during response/transfer emails, possibility of not embedding images, implementation of lighter signatures for internal exchanges.
  • Integration of a 'Switch to Teams' widget to encourage your employees to continue their exchanges via chat, rather than email.

As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.

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Regarding “Green IT,” have you implemented measures to limit the digital footprint of email signatures?

If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.

As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:

  • Optimization of the weight of signatures and campaigns in emails.
  • Green features: lightening of signatures during response/transfer emails, possibility of not embedding images, implementation of lighter signatures for internal exchanges.
  • Integration of a 'Switch to Teams' widget to encourage your employees to continue their exchanges via chat, rather than email.

As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.

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