Comment gérer les signatures mail à l’échelle d’une entreprise de plusieurs dizaines de milliers de collaborateurs ? Et cela tout en allégeant la tâche de la DSI comme des équipes marketing et communication ? Une équation que Vinci Construction a su résoudre avec Letsignit.

En France, VINCI Construction, qui œuvre sur la conception, la construction et l’entretien d’infrastructures de transport et d’aménagements urbains, compte près de 24 000 salariés dans 145 agences. Pas surprenant qu’à une telle échelle la gestion des signatures mail s’impose parmi les chantiers à ouvrir pour assurer une communication digitale cohérente et performante.

Garantir des signatures mail cohérentes

« Vinci Construction est très décentralisé », explique Maxence Naouri, directeur de la communication de Vinci Construction.

« Nous avons également de nombreuses marques liées d’une part aux territoires dans lesquels nous agissons et d’autre part à nos différentes activités. Jusqu’à présent nous n’avions pas pu trouver la solution qui nous permettait d’homogénéiser nos signatures de mail tout en préservant l’identité de nos différentes entités. ».

Dans ce contexte, le déploiement d’un outil pour profiter d’une gestion globale, centralisée mais adaptative des signatures mail s’est imposé comme une évidence.

« Letsignit nous a d’abord séduits par son interface web. Vraiment pensée pour être utilisée par des services communication, elle donne accès à toutes les fonctions requises pour créer des modèles de signatures et les associer à des groupes d’utilisateurs selon leur service, métier, etc. Elle permet également de proposer des bannières de communication en fonction des actualités de l’entreprise ». 

Répondre aux enjeux de la DSI

Si les équipes Com étaient séduites, la solution devait aussi emporter les suffrages de la DSI. La sécurité comme l’intégrabilité de Letsignit ont donc été passées au crible. 

« Plusieurs points ont fait la différence, résume Julien Bonvin, Responsable du service Digital & Mobile Apps chez Vinci Construction. Le partenariat avec Microsoft qui assure un niveau d’intégration élevé avec Office 365 comme la conformité RGPD. Pour les utilisateurs, qui n’ont aucune question à se poser et voient les signatures s’ajouter à leurs emails de manière indolore, comme pour les administrateurs ». 

Pour ces derniers, Letsignit se connecte directement à l’annuaire d’entreprise existant et offre plusieurs scénario de déploiement ce qui permet d’opter pour celui qui correspond le mieux aux standards de sécurité de Vinci Construction. Quant à l’hébergement, il est assuré sur une infrastructure Azure localisée en France.

Point clé qui satisfait à la fois les équipes Com et celles de la DSI : la délégation d’administration. Dans une organisation telle que Vinci Construction, une autorité centrale ne peut pas avoir la connaissance suffisante (et à jour) pour décider quelle signature allouer à qui. Cette gestion doit forcément être déléguée à un niveau plus local – celui d’une BU ou d’une agence par exemple. Letsignit permet une gestion fine de ces délégations. La direction de la communication a l’assurance que les administrateurs délégués s’appuient sur les bons modèles de signatures ; quant à la DSI, elle s’épargne des échanges nombreux et à faible valeur ajoutée pour répondre aux désidératas des uns et des autres.

Le Graal : aucune action requise de la part des utilisateurs

Les premiers retours du terrain mettent en exergue la bonne intégration de la solution dans l’environnement de travail et cela sans requérir d’actions de la part des utilisateurs. « C’est un point clé : nos utilisateurs ne veulent surtout pas subir et  avoir à gérer une nouvelle solution » commente Julien Bonvin, Responsable du service Digital & Mobile Apps.

Dans ces conditions, le retour sur investissement devrait se mesurer sur plusieurs dimensions. La DSI comme les équipes communication vont sensiblement gagner en productivité sur le sujet. Quant à la communication externe, elle va gagner en cohérence, donc en impact.

Si vous n’avez pas encore sauté le pas, testez gratuitement la solution pour vous rendre compte par vous-même de son efficacité !