CONDITIONS GENERALES D’UTILISATION DE LA SOLUTION « LETSIGNIT » CLOUD

Version du 12 juillet 2021

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IMPORTANT – NOTE A L’UTILISATEUR : VEUILLEZ LIRE ATTENTIVEMENT CES CONDITIONS GENERALES

« LETSIGNIT » est une solution de standardisation et de gestion des signatures créée par la société LETSIGNIT à destination des professionnels, permettant, notamment, de créer et gérer les signatures des collaborateurs lors de l’envoi de courriers électroniques.

 

VEUILLEZ LIRE ATTENTIVEMENT CES CONDITIONS GENERALES D’ACCES ET D’UTILISATION (« CGU »). ELLES DEFINISSENT LES CONDITIONS ET RESTRICTIONS D’UTILISATION QUE VOUS ACCEPTEZ EN ACCEDANT A ET EN UTILISANT LA SOLUTION « LETSIGNIT » DE LETSIGNIT.

 

VOUS RECONNAISSEZ QUE LES PRESENTES CONDITIONS GENERALES D’UTILISATION SONT EXECUTOIRES ET QUE VOUS LES ACCEPTEZ. A DEFAUT, VOUS N’ETES PAS AUTORISE A UTILISER LA SOLUTION LETSIGNIT.

 

Dans le cas où vous acceptez les CGU au nom d’une personne morale, vous vous engagez à être habilité à les accepter.

 

La Solution pourra être proposée au Client par LETSIGNIT ou par un revendeur (« Distributeur »), selon les conditions commerciales proposées par le Distributeur. Dans ce cas, le Distributeur sera en charge des services de support dans les conditions définies ci-après.

 

Article 1 – Définitions

Dans les présentes CGU, les mots ou expressions suivants, utilisés au singulier ou au pluriel, auront la signification suivante :

 

« Applications » désignent les modules logiciels nécessaires à l’utilisation de la Solution fournis par LETSIGNIT que les Collaborateurs doivent installer sur leur poste pour permettre le fonctionnement de la Solution ou, le cas échéant, de l’API destinée à assurer le fonctionnement de la Solution sur l’application web de messagerie utilisée par le Client.

 

« Client » désigne la personne physique ou morale qui procède à la Commande pour ses besoins professionnels et s’engage selon les termes et conditions énoncés. L’acceptation des CGU lors de la connexion à la Plateforme est réputée faite au nom et pour le compte du Client.

 

« Collaborateur » désigne tout préposé ou collaborateur du Client dont certaines Données Personnelles, notamment nom, prénom, adresse électronique professionnelle et service, pourront faire l’objet d’un traitement par le Client lors de l’utilisation de la Solution. Le Client se porte fort du respect des présentes CGU par les Collaborateurs dans le cadre de l’utilisation de la Solution et de l’accord pour la collecte et le traitement de leurs Données Personnelles tels que décrits dans la Politique de Confidentialité.

 

« Commande » signifie tout bon de commande relatif à la Solution conclu entre le Client et LETSIGNIT ou le Distributeur. En cas de souscription sur la Plateforme, la Commande sera réputée réalisée lors de la souscription de la commande conformément aux modalités et informations indiquées sur la Plateforme.

 

« CGU » signifient les présentes conditions générales s’appliquant à la Solution et qui ont pour objet d’en définir les conditions d’utilisation.

 

« Contrat » signifie les CGU ainsi que tout document qui lui est annexé, notamment la Commande et la Politique de Confidentialité, formant l’accord conclu avec le Client pour l’utilisation de la Solution.

 

« Distributeur » signifie toute personne physique ou morale autorisée par LETSIGNIT à faire la promotion et à distribuer la Solution au Client et auprès de qui le Client a passé la Commande.

 

« Documentation » signifie la documentation papier et/ou électronique, comprenant notamment le manuel d’utilisation de la Solution.

 

« Données » désigne les données, informations et documents créés ou utilisés par le Client dans le cadre de l’utilisation de la Solution, qui demeurent la propriété du Client.

 

« Données Personnelles » désigne les Données qui, au sens de la règlementation en vigueur, permettent de désigner ou d’identifier, directement ou indirectement, une personne physique.

 

« Hébergement » désigne les prestations d’hébergement de la Solution et des Données par LETSIGNIT sur l’Infrastructure LETSIGNIT, qui sont rendues accessibles par le Client à distance dans le cadre de l’utilisation de la Solution.

 

« Identifiants » désignent les noms et mot de passe choisis par le Client ou l’Utilisateur Administrateur qui lui permettent de se connecter à la Plateforme et ainsi d’avoir accès et/ou d’utiliser la Solution et les Données.

 

« Infrastructure LETSIGNIT » désigne l’infrastructure matérielle et logicielle (serveurs et/ou data centers) placée sous la responsabilité de LETSIGNIT sur laquelle la Plateforme et les Données sont hébergées.

 

« LETSIGNIT » signifie la société LETSIGNIT, société par actions simplifiée, immatriculée sous le numéro B 824 622 740 RCS MARSEILLE, dont le siège social est 50, rue Breteuil – 13006 MARSEILLE, qui est le créateur, développeur et éditeur de la Solution.

 

« Plateforme » désigne la plateforme web éditée et hébergée par LETSIGNIT et mise à disposition du Client pour l’utilisation de la Solution.

 

« Prérequis » désigne l’infrastructure informatique, matérielle et toute autre spécification et/ou instruction que le Client doit mettre en œuvre pour permettre l’installation et/ou l’utilisation correcte de la Solution. Les Prérequis peuvent être amenés à évoluer en cours d’utilisation de la Solution.

 

« Politique de Confidentialité » désigne le document annexé aux présentes CGU décrivant les obligations des parties afférentes aux Données Personnelles.

 

« Résultats » désignent l’ensemble des informations, statistiques, données, analyses, rapports résultant de l’utilisation de la Solution.

 

« Service Level Agreement » ou « SLA » désigne le document annexé aux CGU et précisant les engagements de LETSIGNIT au titre de l’Hébergement et du Support.

 

« Solution » signifie le produit logiciel (sous sa forme exécutable), composé de la Plateforme et des Applications et la Documentation y afférant, mis à disposition du Client conformément à la Commande, objet des présentes CGU et toutes mises à jour, nouvelles versions, corrections et améliorations éventuellement fournies par LETSIGNIT.

 

« Support » désigne les prestations de support et de maintenance de la Solution réalisées par le Distributeur et/ou LETSIGNIT et les prestations de maintenance en conditions opérationnelles de l’Infrastructure LETSIGNIT, telles que décrites aux présentes CGU et dans le Service Level Agreement.

 

« Utilisateur administrateur » désigne un Collaborateur qui bénéficie de droits « administrateurs » dans le cadre de l’utilisation de la Solution, lui permettant notamment de gérer la base des données relatives aux Collaborateurs et de gérer des campagnes de signatures.

 

Article 2 – Objet

Les présentes CGU ont pour objet de définir les droits d’accès et d’utilisation de la Solution concédés au Client et les conditions dans lesquelles LETSIGNIT réalise l’Hébergement et le Support (à l’exclusion du support réalisé par le Distributeur, le cas échéant).

 

Les indications ou restrictions contenues dans les instructions d’installation et d’utilisation de la Solution ou les notes de mise à jour régissent son utilisation en complément des présentes CGU.

 

La Solution est une interface web d’administration très simple à prendre en main qui permet de :

  • Créer/personnaliser des modèles de signatures mails
  • Insérer des bannières de communication dans les signatures et les programmer par date
  • Diffuser les signatures/bannières auprès des collaborateurs importés depuis un fichier .csv ou une synchronisation Azure AD/G Suite.

 

Les fonctionnalités sont plus amplement décrites sur le site Internet de LETSIGNIT. La Solution est accessible après la création d’un compte sur la Plateforme.

 

Certaines fonctionnalités de la Solution sont utilisables gratuitement (offre Starter). D’autres fonctionnalités nécessitent la souscription d’une Commande et le paiement du prix correspondant (offre Business).

 

Pour l’offre Business, le prix des redevances facturées au Client est fonction du nombre d’adresses e-mail de Collaborateurs indiqué dans la Commande.

 

LETSIGNIT pourra modifier les fonctionnalités comprises dans les différentes offres ou modules ou les présentes CGU, à la fin de la période de souscription en cours ou, pour les souscriptions annuelles, avec un préavis de deux mois (ce délai ne sera pas applicable en cas de mise à jour mineure de la Solution n’impactant pas une fonctionnalité substantielle de la Solution, ou visant à améliorer la sécurité). En cas de désaccord du Client, ce dernier pourra résilier le Contrat.

 

La mise à disposition de la Solution au Client comprend les prestations d’Hébergement et de Support telles que décrites aux articles 4 et 5. LETSIGNIT et le Distributeur peuvent librement sous-traiter tout ou partie de leurs obligations à un ou plusieurs partenaire(s) de son choix et demeurent responsables de leur exécution (étant précisé que les prestations de Support et/ou d’Hébergement réalisées par le Distributeur, le cas échéant, le sont sous sa seule responsabilité). Les sous-traitants de LETSIGNIT ayant accès ou traitant des Données Personnelles du Client sont indiqués dans la Politique de Confidentialité.

 

Les Applications devront être installées et la Solution utilisée par le Client dans un environnement qui respecte les Prérequis. Le Client s’engage à respecter ces instructions et recommandations ainsi que toutes mises à jour communiquées ultérieurement.

 

L’ensemble des moyens techniques, ainsi que les frais de télécommunication permettant l’accès et l’utilisation de la Solution sont à la charge exclusive et sous la seule responsabilité du Client.

 

Sauf disposition contraire, les présentes CGU n’incluent pas l’installation, la configuration, l’adaptation, la personnalisation, ni l’adéquation de la Solution aux besoins spécifiques du Client.

 

Identifiants : Le Client reconnait que les Identifiants sont strictement personnels et confidentiels. Il s’interdit, en conséquence, de les communiquer ou de les partager avec des tiers. Dans le cas où le Client ou un Collaborateur diffuserait ou utiliserait ces éléments de façon contraire à leur destination, LETSIGNIT sera en droit de résilier le Contrat. Le Client est seul responsable de l’utilisation de ces Identifiants par des tiers, et garantit à ce titre LETSIGNIT contre toute demande et/ou action basée sur une utilisation, frauduleuse ou non, de ces Identifiants. Pour éviter une utilisation frauduleuse des Identifiants, le Client s’engage à choisir un mot de passe permettant un niveau de sécurité élevé selon les standards et recommandations actuellement en vigueur.

 

En aucun cas, LETSIGNIT ne pourra être tenue responsable en cas d’utilisation frauduleuse des Identifiants étant donné qu’elle ne dispose pas des moyens techniques permettant de s’assurer de l’identité des personnes se connectant à la Plateforme.

 

 

Article 3 – Droits de propriété intellectuelle et droit d’utilisation de la solution

LETSIGNIT est titulaire de tous droits, titres ou intérêts ou bénéficie des autorisations utiles concernant la Solution.

 

Le Client reconnait que les droits d’auteur et autres droits relatifs notamment à la propriété intellectuelle et industrielle, aux brevets, marques, secrets commerciaux, savoir-faire, idées, concepts et inventions, tout intérêt, couverts ou non par le droit applicable, concernant la Solution, y compris mais sans limitation, toutes modifications, traductions, adaptations, améliorations, corrections, mises à jour ou nouvelles versions, œuvres dérivées, compilations, savoir-faire technique, sont et demeurent réservés à tout moment à LETSIGNIT.

 

A cet égard, le Client respectera et fera respecter toutes les mentions relatives au droit de propriété portées sur les éléments constitutifs de la Solution et sur tous supports s’y rapportant. D’une manière générale, le Client s’engage à ne pas porter atteinte de quelle que manière que ce soit à l’intégralité des droits de propriété intellectuelle de LETSIGNIT.

 

Par les présentes, et sous réserve de l’acceptation de la Commande et du paiement du prix pour l’offre Business, LETSIGNIT octroie au Client le droit personnel, non-exclusif, non-transférable, exclusivement pour les besoins internes du Client à l’exclusion de toute autre destination, pour la durée du Contrat, d’installation des Applications (téléchargeables par l’Utilisateur Administrateur sur la Plateforme après connexion) et d’accès et d’utilisation en ligne de la Solution et des Résultats par les Collaborateurs pour le nombre de Collaborateurs ou adresses e-mail indiqué(e)s dans la Commande.

 

Les droits concédés aux présentes CGU n’ont pas pour effet de transférer au Client ou aux Collaborateurs des droits autres que ceux expressément concédés au titre des présentes et tels que détaillés dans la Commande.

 

Toute utilisation non-prévue aux présentes est interdite et, en particulier mais sans limitation, le Client s’engage à ne pas (ni autoriser ou permettre à un Collaborateurs ou un tiers à le faire) (i) utiliser la Solution pour d’autres fins que celles décrites dans la Documentation, (ii) faire de copie, reproduire, altérer, adapter, traduire de quelque façon que ce soit, intégrer dans un autre produit, tout ou partie de la Solution, désassembler ou pratiquer quelque ingénierie inverse, ni essayer d’en découvrir les codes sources, réputés strictement confidentiels, (iii) modifier de quelque façon que ce soit tout élément de la Solution, même dans la mesure de corriger les erreurs qu’il peut contenir, cette faculté étant exclusivement réservée à LETSIGNIT, (iv) distribuer, donner ou vendre en sous-licence, diffuser, céder, louer, prêter, donner en crédit-bail, ou autrement transférer à des fins commerciales, même gratuitement, tout ou partie des droits conférés par les présentes, par tout moyen, à qui que ce soit, sauf accord exprès et préalable de LETSIGNIT.

 

Conformément aux dispositions de l’article L.122-6-1 IV du Code de la propriété intellectuelle, le Client n’est pas autorisé à effectuer des actes de décompilation afin de rendre la Solution interopérable avec des matériels ou d’autres logiciels avant d’en avoir informé LETSIGNIT directement et préalablement par écrit, et tant que les informations nécessaires à l’interopérabilité sont disponibles ou tant que LETSIGNIT met en œuvre des efforts raisonnables pour les lui fournir.

 

Dans toute hypothèse, le Client s’engage à ne pas enfreindre les droits de propriété intellectuelle qui sont attachés à la Solution et respecter les conditions légales et documentées de la Solution ainsi que sa destination avant de rechercher ou de requérir toute interopérabilité.

 

Compte tenu du mode de distribution de la Solution, le présent Contrat constitue un droit d’accès à la Solution et le Client ne bénéficie pas du droit d’effectuer de copie unique de sauvegarde de celle-ci.

 

Le Client s’engage à informer LETSIGNIT ou le Distributeur dans un délai de 8 jours ouvrés de toute atteinte avérée ou imminente aux droits de propriété intellectuelle de LETSIGNIT dont il aurait connaissance. LETSIGNIT est seul habilitée à protéger et défendre, à ses frais, ses droits sur la Solution et ses marques.

 

LETSIGNIT garantit le Client des dommages directs (à l’exclusion des dommages indirects tels que pertes d’exploitation, préjudices commerciaux, perte de clientèle, trouble commercial quelconque) résultant d’actions d’un tiers en contrefaçon de ses droits de propriété intellectuelle en raison de l’utilisation de la Solution dans le cadre du présent Contrat. Cette garantie est strictement soumise aux conditions suivantes : (i) que le Client ait notifié par écrit l’existence de l’action en contrefaçon ou de la déclaration ayant précédé cette action (avec copie des documents concernés) à LETSIGNIT dans un délai de 8 jours à compter de la réception de ces documents ; (ii) que LETSIGNIT ait été en mesure d’assurer la défense de ses propres intérêts et de ceux du Client et, pour ce faire, que le Client ait collaboré loyalement à ladite défense en fournissant tous les éléments, informations et assistance nécessaires pour mener à bien une telle défense ; (iii) que le Client ait respecté ses obligations au titre du présent Contrat et que la Solution ait été utilisée sans modification et conformément à la Documentation et aux instructions de LETSIGNIT.

 

Dans le cas où l’interdiction définitive d’exploitation de la Solution serait prononcée, les Parties pourront résilier le Contrat, sans autre indemnité.

 

 

Article 4 – Hébergement

LETSIGNIT s’engage à héberger la Solution et les Données dans les conditions détaillées dans les présentes CGU, dans le SLA, ainsi que dans la Politique de Confidentialité.

 

LETSIGNIT s’engage à assurer la disponibilité, la sauvegarde et la réversibilité des Données conformément aux engagements prévus dans le SLA et, sauf mention expresse contraire, dans le cadre d’une obligation de moyens.

 

LETSIGNIT s’engage à considérer comme confidentielles toutes les informations fournies par le Client ou le Collaborateur pour l’utilisation de la Solution, et notamment à ne pas les transmettre à des tiers que ce soit à titre gratuit ou payant (à l’exception de ses sous-traitants, pour l’exécution du Contrat). LETSIGNIT garantit l’exclusivité de l’accès à ces Données au Client et aux Collaborateurs, sous réserve du maintien de la confidentialité des Identifiants par ces derniers.

 

Le Client reconnait et accepte qu’il est responsable des Données et des contenus créés, stockés ou diffusés dans le cadre de l’utilisation de la Solution, à l’exclusion de toute responsabilité de LETSIGNIT.

 

Le Client s’engage notamment à n’utiliser et à ne faire résider sur l’Infrastructure LETSIGNIT, que des Données dont il est propriétaire ou qu’il est autorisé de détenir, selon les formats et modalités indiquées, exemptes de tout virus. Le Client s’engage, dans le cadre de l’utilisation de la Solution, à ne pas porter atteinte à tout droit de tiers (notamment, et sans que la liste soit exhaustive, à leurs marques, droits d’auteur ou droits voisins, à leur droit à l’image, à leur vie privée, à leurs Données Personnelles, au droit des consommateurs, etc.) et à ne pas utiliser ou diffuser de contenus prohibés par la loi.

 

Les obligations respectives des Parties relatives aux Données Personnelles sont détaillées en dans la Politique de Confidentialité.

 

LETSIGNIT, n’étant pas en mesure d’opérer un contrôle systématique des Données, ne saurait être responsable à ce titre et le Client garantit LETSIGNIT de tout dommage direct ou indirect résultant de la violation du présent article.

 

 

Article 5 – Support

LETSIGNIT, ou le cas échéant, le Distributeur, réalisera les prestations de Support telles que décrites dans le SLA, étant précisé que seule LETSIGNIT pourra effectuer les prestations de Support impliquant une modification de la Solution.

 

Le Support couvre la correction des anomalies, à savoir un dysfonctionnement reproductible de la Solution au regard de ses spécifications techniques ou fonctionnelles communiquées par LETSIGNIT.

 

La méthode de correction des anomalies de la Solution est déterminée par LETSIGNIT et peut notamment inclure, de manière non limitative, une solution de contournement ou une mise à jour.

 

Le Client sera informé de la disponibilité des mises à jour, modules complémentaires et des nouvelles versions (qu’elles soient incluses ou non dans le Support).

 

Le Client devra adresser ses demandes au titre du Support soit à LETSIGNIT si la Commande a été conclue avec ce dernier, soit au Distributeur dont le nom figure dans la Commande et en charge des prestations de Support, selon les modalités indiquées par ce dernier.

 

Toute demande d’information adressée au Client et restée sans réponse dans un délai de 5 jours ouvrés aboutira à une clôture administrative de l’incident.

 

En plus des exclusions visées dans le Service Level Agreement, LETSIGNIT n’aura aucune obligation au titre des exclusions suivantes :

  • Toute demande non couverte par les prestations de Support décrites dans les présentes CGU et dans le SLA et notamment (i) toute prestation d’installation ou d’intégration de la Solution dans l’environnement technique (matériel et logiciel) du Client ou de communication avec d’autres systèmes d’exploitation ou d’information, (ii) les ajouts ou modifications sur les programmes existants, (iii) la formation du Client ou des Collaborateurs sauf disposition écrite contraire ;
  • Toute demande relative à (i) un incident non reproductible ou (ii) un incident qui n’est pas dû à la Solution ou à LETSIGNIT ou (iii) une mauvaise utilisation de la Solution ;
  • Le support ou la maintenance des équipements ou de l’environnement du Client ;
  • Des demandes multiples ou abusives ;
  • L’intervention sur site du Client sauf accord contraire écrit.

 

 

Article 6 – Responsabilités et garanties

Responsabilités et garanties de LETSIGNIT

La Solution relevant d’un domaine particulièrement complexe de la technique informatique et en l’état actuel des connaissances, elle ne peut matériellement faire l’objet de tests concernant toutes les possibilités d’utilisation et aucune autre garantie que celles décrites ci-après ne saurait être assumée.

 

Il est précisé que le fonctionnement de la Solution non-modifiée, correctement installée et utilisée en conformité avec les Prérequis et les instructions de LETSIGNIT et régulièrement mise à jour, est garanti et maintenu conforme aux caractéristiques fonctionnelles et techniques décrites dans la Documentation, pour la durée du Contrat.

 

Le droit d’installation et/ou d’utilisation de la Solution est concédé « en l’état », sans autre garantie de quelque nature que ce soit, expresse ou tacite, quant à sa qualité, ses performances ou résultats. LETSIGNIT assume une obligation de moyens et ne pourra pas être tenue pour responsable qu’en cas de faute ou négligence prouvée dans l’exécution de ses obligations, sauf mention expresse contraire.

 

Les interruptions requises au titre des prestations de Support de l’Infrastructure LETSIGNIT, de l’infrastructure du Distributeur ou de la Solution, des pannes éventuelles, ou les contraintes techniques liées aux spécificités du réseau Internet, ne sauraient engager la responsabilité de LETSIGNIT, ni ouvrir droit à une quelconque indemnité, sauf mention expresse contraire.

 

Résultats : le Client a pleinement conscience que les Résultats sont le fruit de la communication de Données fiables, exactes et actualisées, que les Collaborateurs ont une part prépondérante dans l’utilisation de la Solution, notamment dans le choix des Données, la création des pavés de signature et la gestion des campagnes et que les Résultats sont le fruit d’une analyse automatisée et ne peuvent préjuger du comportement des destinataires des courriers électroniques envoyés par les Collaborateurs. De ce fait, LETSIGNIT ne peut aucunement garantir au Client que les Résultats seront précis, exacts et fiables. Ils ne sont communiqués au Client qu’à titre informatif.

 

En aucun cas, LETSIGNIT ne pourra être tenue envers le Client, y compris en cas de réclamation d’un tiers, pour toutes réclamations ou quelques coûts que ce soient liés à tous dommages indirects notamment mais sans limitation, tout manque à gagner, pertes d’exploitation, de bénéfices, données, enregistrements ou contenus, toute interruption d’activité ou le fait que des données, enregistrements ou contenus soient rendus imprécis et résultant de l’utilisation de la Solution ou de l’impossibilité d’y accéder et/ou de l’utiliser en dehors des cas prévus aux présentes CGU.

 

En aucun cas, LETSIGNIT n’aura d’obligation ou responsabilité pour des dommages autres que des dommages prouvés qui lui sont imputables, dans la limite de la somme due par le Client au titre de la fourniture de la Solution et/ou des Services directement à l’origine du préjudice au cours de la période de douze (12) mois qui a précédé l’évènement qui est à l’origine du dommage.

 

Dans toute la mesure permise par la législation applicable, les limitations et exclusions de responsabilité prévues dans les CGU s’appliquent et ce, quel que soit le fondement de responsabilité.

 

Garantie de confidentialité des Données et des contenus : LETSIGNIT s’engage à considérer comme confidentielles toutes les Données, dans les conditions prévues dans la Politique de Confidentialité.

 

Responsabilités et garanties du Client

Le Client et les Collaborateurs doivent disposer des compétences, des matériels et des logiciels requis pour l’utilisation d’Internet, ainsi que répondre aux Prérequis définis par LETSIGNIT pour l’installation des Applications et l’utilisation de la Solution. LETSIGNIT ne sera pas responsable d’un quelconque dommage ayant son origine dans l’utilisation de la Solution en conjonction avec un logiciel ou matériel utilisé par le Client ou d’un quelconque problème technique du Client sur son système d’information.

 

Le Client garantit à LETSIGNIT que les Données ne portent pas atteinte aux droits de tiers conformément à l’article 4 et le Client garantit à LETSIGNIT le respect de l’ensemble de la réglementation applicable au traitement de Données Personnelles et au secret des correspondances privées dans le cadre de l’utilisation de la Solution.

 

A ce titre, le Client garantit LETSIGNIT contre toute action et/ou réclamation et/ou condamnation prononcée à son encontre (notamment en cas d’action d’un Collaborateur ou d’un tiers), y compris les indemnités, frais de justice et honoraires d’avocats qui pourraient être mis à sa charge, du fait d’un manquement du Client et/ou Collaborateur à leurs obligations légales et contractuelles.

 

Force majeure

Aucune des parties ne sera responsable et ne sera réputée avoir manqué à ses obligations, si ce manquement est dû à un événement de force majeure.

 

Est considéré comme événement de force majeure, tout événement extérieur à la volonté d’une ou des parties, et notamment la guerre civile ou étrangère, l’émeute, l’incendie, les dégâts des eaux de toutes natures, les accidents, les mouvements sociaux avec occupation des lieux, les décisions gouvernementales, réglementaires ou législatives ou toute autre restriction, catastrophes naturelles, l’interruption des voies de communication, la pénurie d’énergie, de matières premières ou de produits finis, ou toute autre cause qui échapperait au contrôle de l’une des parties et dont les effets ne pourraient être évités par des mesures appropriées.

 

La partie empêchée du fait de la survenance d’un tel événement en informera l’autre partie par écrit dans un délai de trois (3) jours calendaires à compter de la survenance de l’événement de force majeure, en précisant les circonstances qui l’affectent, et si possible de la durée de suspension de l’exécution de ses obligations.

 

 

Article 7 – Durée et résiliation du Contrat

Offre Starter : dans le cas de l’utilisation de la Solution dans le cadre de l’offre Starter, le Contrat est conclu pour une durée indéterminée et chacune des Parties peut le résilier par écrit à tout moment avec un préavis d’un mois.

 

En particulier, LETSIGNIT pourra supprimer les comptes (et Données afférentes) des Clients qui sont restés inactifs pendant une durée supérieure à 12 mois, après l’envoi d’une notification par e-mail demeurée sans réponse.

 

Offre Business : dans le cas de l’utilisation de la Solution dans le cadre d’une offre Business, le Contrat peut être conclu sur la base d’un engagement mensuel ou annuel, tel qu’indiqué dans la Commande.

 

Engagement mensuel : le Contrat entrera en vigueur à la signature de la Commande jusqu’à la fin du mois suivant la Commande. Il se prorogera par tacite reconduction pour des périodes d’un mois (du 1er à la fin de chaque mois) et pourra être résilié par l’une ou l’autre des Parties par lettre recommandée avec demande d’avis de réception en respectant un préavis de quinze (15) jours avant le terme du mois en cours (la dénonciation devant être adressée par le Client à LETSIGNIT ou, le cas échéant, au Distributeur).

 

Engagement annuel : le Contrat entrera en vigueur à la signature de la Commande pendant une durée d’un an. Il se prorogera par tacite reconduction pour des périodes d’un an et pourra être résilié par l’une ou l’autre des Parties par lettre recommandée avec demande d’avis de réception en respectant un préavis de trois (3) mois avant le terme de l’année en cours (la dénonciation devant être adressée par le Client à LETSIGNIT ou, le cas échéant, au Distributeur).

 

***

Dans le cas où une partie contreviendrait aux dispositions des présentes CGU, la partie plaignante pourra résilier le Contrat, automatiquement, de plein droit et sans aucune formalité, 10 (dix) jours après une mise en demeure par lettre recommandée avec demande d’avis de réception demeurée sans effet ou, le cas échéant, immédiatement si le manquement invoqué n’est pas susceptible de remède.

 

La fin du Contrat, quelle que soit la raison, anticipée ou à son terme, emportera cessation des droits concédés aux présentes. Le Client devra désinstaller les Plug-In et, le cas échéant, détruire la copie de sauvegarde qu’il aurait pu réaliser. Le Client fera son affaire personnelle de la récupération des Données et Résultats dans les conditions précisées dans le SLA, étant précisé que lorsque l’Hébergement est assuré par LETSIGNIT l’anonymisation de ces Données et Résultats interviendra automatiquement 90 jours après la résiliation du Contrat sauf obligation légale contraire. Lorsque l’Hébergement est réalisé par le Distributeur, la récupération par le Client des Données et Résultats interviendra dans les conditions agréées entre le Client et le Distributeur.

 

 

Article 8 – Divers

Si l’une quelconque des clauses des présentes CGU s’avérait nulle ou inapplicable en vertu d’une loi ou d’un règlement ou à la suite d’une décision exécutoire d’une juridiction ou d’une autorité compétente, les parties conviennent expressément que le présent Contrat ne sera pas affecté par la nullité de la clause précitée.

 

Le fait pour l’une des parties de ne pas exiger à un moment quelconque l’exécution stricte par l’autre partie d’une disposition ou condition quelconque du présent Contrat ne sera pas réputé constituer une renonciation définitive à cette disposition ou condition. En conséquence, chacune des parties pourra à tout moment demander l’exécution stricte et intégrale par l’autre partie des dispositions et conditions du présent Contrat.

 

Le Client concède à LETSIGNIT, le droit d’utiliser, de reproduire, le nom, la dénomination sociale, le logo du Client, à titre de référence uniquement, pour toute diffusion ou utilisation, sur le support internet, ou sur tout support commercial de LETSIGNIT conformément à la charte graphique communiquée par le Client.

 

Les présentes CGU sont soumises à la loi française. Tous litiges qui pourraient survenir dans le cadre de l’exécution des présentes CGU, entre LETSIGNIT et le Client, seront de la compétence des juridictions compétentes de Marseille.

 

 

 

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE – DONNEES PERSONNELLES

La définition des mots ou expressions avec une majuscule utilisées dans la présente Politique de Confidentialité est précisée dans les CGU.

 

La Solution se compose de (i) la Plateforme accessible par le Client à distance et (ii) des Applications téléchargeables par le Client en vue de leur installation sur le poste des Collaborateurs pour permettre le fonctionnement de la Solution.

 

Pour les applications de messagerie sur Internet, les Applications consistent dans une API permettant de faire fonctionner la Solution avec ladite application tierce.

 

L’utilisation de la Solution implique la collecte et le traitement d’un certain nombre de Données Personnelles, dans les conditions explicitées ci-après :

  • Collecte et traitement de Données Personnelles du Client et des Collaborateurs par LETSIGNIT en qualité de responsable de traitement ;

 

  • Collecte et traitement de Données Personnelles des Collaborateurs par le Client, le Client étant responsable de traitement et LETSIGNIT agissant en qualité de sous-traitant.

 

 

1 – Données personnelles relatives au Client et aux Collaborateurs collectées et traitées par LETSIGNIT pour l’exécution du Contrat :

Collecte de données Personnelles : La Commande de la Solution nécessite la fourniture de Données Personnelles par le Client (nom, prénom, adresse, adresse électronique, numéro de téléphone de l’interlocuteur et des Utilisateurs Administrateurs, identifiant et mot de passe de messagerie dans le cadre de l’utilisation de la fonctionnalité SMTP) pour l’exécution du Contrat (gestion de la Commande, fourniture de la Solution, réalisation du Support, etc.).

 

Toute personne ne souhaitant pas fournir les informations nécessaires à la Commande et à l’utilisation de la Solution ne pourront ni passer commande, ni utiliser la Solution.

 

Base juridique et finalités : Les données récoltées sont nécessaires au respect de ses obligations contractuelles par LETSIGNIT et sont collectées dans les intérêts légitimes de LETSIGNIT aux fins de création d’un fichier de clients et de prospection. Elles permettent également à LETSIGNIT d’adresser au Client des e-mails d’informations concernant la Solution ou les activités de LETSIGNIT.

 

Destinataires : pour ces finalités, les Données Personnelles du Client peuvent être communiquées au personnel et fournisseurs de LETSIGNIT, y compris certains prestataires basés hors UE. LETSIGNIT prend toutes les mesures pour exiger de ces fournisseurs la conformité aux réglementations applicables et, le cas échéant, que les transferts soient basés sur un niveau adéquat de protection ou des garanties suffisantes. Les fournisseurs de LETSIGNIT sont autorisés à traiter les Données Personnelles du Client uniquement sur instructions de LETSIGNIT.

 

Les Données Personnelles font l’objet d’un traitement informatique et sont conservées par LETSIGNIT pour ces seules finalités. LETSIGNIT s’engage à ne pas les utiliser dans un autre cadre, ni à les transmettre à des tiers, en dehors de ses fournisseurs, sauf cas autorisés par la loi, ou accord exprès du Client. Le traitement de ces données a fait l’objet d’une déclaration portant le n° 2141113 auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.

 

Durée de conservation : Les Données Personnelles concernant le Client sont conservées pendant une durée de trois ans à compter de la date de résiliation du Contrat (ou à compter du dernier contact émanant du Client) à des fins de prospection.

 

Les Données Personnelles sont archivées pour une durée maximale de cinq ans à compter de la date de résiliation du Contrat, durée nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’un droit en justice (durée de prescription). LETSIGNIT fait ses meilleurs efforts pour conserver et archiver ces Données Personnelles dans des conditions sécurisées, selon les moyens actuels de la technique, dans le respect des dispositions applicables.

 

Droits des personnes concernées : Les personnes dont les Données Personnelles ont été collectées disposent d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation et de portabilité de ces Données Personnelles, du droit de définir des directives relatives au sort de ses Données Personnelles après sa mort, ainsi que le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle dans les conditions prévues par la règlementation en vigueur.

 

Elles pourront également s’opposer à tout moment à la réception des e-mails d’information de LETSIGNIT concernant la Solution et les activités de LETSIGNIT.

 

Pour cela, il leur suffit d’en faire la demande à LETSIGNIT par courrier postal à l’adresse du siège de LETSIGNIT ou par courrier électronique à l’adresse électronique rgpd@letsignit.com / dpo@letsignit.com.

 

LETSIGNIT ne collecte et traite pour son compte aucune autre Donnée Personnelle dans le cadre de l’utilisation de la Solution par le Client.

Lorsque la Commande est passée avec le Distributeur, le Distributeur traite les Données Personnelles relatives au Client sous sa seule responsabilité et selon sa politique de confidentialité, à l’exclusion de toute responsabilité de LETSIGNIT. Les coordonnées du Client pourront être communiquées par le Distributeur à LETSIGNIT, notamment pour l’exécution de ses obligations résultant des présentes CGU. Les engagements prévus au présent article seront applicables au traitement de ces Données Personnelles par LETSIGNIT.

 

 

2 – Données personnelles relatives aux Collaborateurs traitées par le Client dans le cadre de l’utilisation de la Solution :

Le présent article a pour objet de définir les conditions dans lesquelles LETSIGNIT s’engage à effectuer pour le compte du Client les opérations de traitement des Données Personnelles.

 

Dans le cadre de leurs relations contractuelles, les parties s’engagent à respecter la réglementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel et, en particulier, le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 applicable depuis le 25 mai 2018 (ci-après « RGPD »), et la Loi informatique et liberté n° 78-17 du 6 janvier 1978 (telle que modifiée par la LOI n° 2018-493 du 20 juin 2018).

 

LETSIGNIT s’efforce de prendre en compte les principes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut dans le cadre du développement de la Solution.

 

Description du traitement

En application de l’article 28.3 du RGPD, le traitement des Données Personnelles dans le cadre de l’utilisation de la Solution par le Client est décrit ci-après.

 

L’utilisation de la Solution donne lieu à la collecte et au traitement par le Client de Données Personnelles concernant les Collaborateurs pour la mise en œuvre des fonctionnalités de la Solution et à des fins statistiques :

  • Via les Applications ou l’API: collecte du nom, du prénom, de l’adresse électronique du Collaborateur.

 

Ces Données Personnelles sont transmises au Client, sur la Plateforme, de manière sécurisée (protocole HTTPS). Aucun autre traitement de Données Personnelles n’est réalisé via les Applications.

 

En installant les Applications, le Collaborateur accepte la collecte et la transmission de ces Données Personnelles au Client sur la Plateforme.

  • Sur la Plateforme: pour utiliser la Plateforme, le Client doit importer des Données Personnelles concernant les Collaborateurs (au minimum, leur adresse e-mail et de manière facultative le nom, le prénom et le service du Collaborateur). Le Client importe ces Données Personnelles sur la Plateforme sous son contrôle et sous sa responsabilité.
  • Via la fonctionnalité SMTP: collecte du nom, du prénom, de l’adresse électronique et le service du Collaborateur. Dans le cadre de l’utilisation de cette fonctionnalité, les e-mails transitent techniquement par les serveurs de LETSIGNIT sans qu’aucun traitement ne soit réalisé. Ils peuvent être stockés sur les serveurs de LETSIGNIT temporairement (délai maximum de remise fixé à 24 heures) et uniquement en cas de défaut de remise au destinataire.

L’utilisation de la Solution donne lieu à la collecte des métadonnées des e-mails envoyés par les Collaborateurs (expéditeur, horodatage).

 

Le traitement des Données par la Plateforme permet au Collaborateur et au Client de bénéficier des fonctionnalités de la Solution (ajout de la signature dans les e-mails du Collaborateur, acheminement des e-mails, gestion de la base de données Collaborateurs sur la Plateforme), d’obtenir des Résultats agrégés et anonymes, ainsi que des alertes (paramétrées par le Client), qui ne comportent pas de Données Personnelles.

 

Le traitement est réalisé pendant la durée du Contrat.

 

Obligations du Client 

Le Client s’engage à respecter ses obligations au titre de la règlementation applicable (en particulier concernant la protection des Données Personnelles et la protection du secret des correspondances privées), à l’égard des Collaborateurs et des tiers.

Le Client s’engage à ne pas utiliser la Solution pour d’autres finalités que celles mentionnées ci-dessus ou dans la Documentation.

 

Obligations de LETSIGNIT 

LETSIGNIT a la qualité de sous-traitant au sens de la réglementation applicable. A ce titre, en application de l’article 28.3 a) du RGPD, LETSIGNIT ne traite les Données Personnelles que sur instruction documentée du Client, pour les finalités prévues dans la présente Politique de Confidentialité. Le présent Contrat et les actions du Client dans le cadre de l’utilisation de la Solution constituent les instructions du Client.

 

Si LETSIGNIT est tenu de procéder à un transfert de données vers un pays tiers ou à une organisation internationale, en vertu du droit de l’Union européenne ou du droit français, LETSIGNIT en  informera le Client, sauf interdiction pour des motifs importants d’intérêt public.

 

En application de l’article 28.3 b) du RGPD, LETSIGNIT veille à ce que les personnes autorisées à traiter les Données Personnelles s’engagent à respecter la confidentialité de ces Données Personnelles et soient sensibilisées en matière de protection des Données Personnelles.

 

En application de l’article 28.3 c) du RGPD, LETSIGNIT fait ses meilleurs efforts pour prendre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au traitement des Données Personnelles, notamment les mesures décrites dans le SLA.

 

En application de l’article 28.3 e) du RGPD, LETSIGNIT s’engage à collaborer dans la mesure du possible avec le Client pour répondre à toute demande d’une personne concernée dont les Données Personnelles sont traitées par le Client et utilisées dans le cadre de la Solution au titre des demandes formulées conformément à la réglementation en vigueur concernant ces Données Personnelles.

 

A ce titre, le Client est informé qu’il pourra lui-même rectifier ou supprimer les Données Personnelles concernant les Collaborateurs sur la Plateforme. LETSIGNIT transmettra au Client toute demande d’une personne concernée dont les Données Personnelles sont traitées par le Client à travers la Solution qui lui parviendrait directement.

 

En application des articles 28.3 f) et h) du RGPD, le Client pourra demander à LETSIGNIT les informations raisonnables ou rapports d’audit disponibles pour l’aider à garantir le respect par le Client de ses obligations. LETSIGNIT fera ses meilleurs efforts pour informer, dans la mesure du possible, le Client si LETSIGNIT a connaissance d’une instruction qui, selon lui, constitue une violation des dispositions applicables. LETSIGNIT fera ses meilleurs efforts pour informer le Client de toute violation de Données Personnelles du Client dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance.

 

En application de l’article 28.3 g), LETSIGNIT pourra restituer et supprimera les Données Personnelles du Client hébergées dans le cadre de l’utilisation de la Solution, dans les conditions prévues dans le SLA, lors de la résiliation du Contrat.

 

En application des articles 28.2, 28.3 d) et 28.4, le Client autorise LETSIGNIT à faire appel à des sous-traitants pour l’hébergement de la Solution et pour la supervision de l’infrastructure, pour lesquels LETSIGNIT s’engage à leur demander le respect des obligations applicables aux Données Personnelles. LETSIGNIT demeure responsable à l’égard du Client de l’exécution du Contrat.

 

Le sous-traitant de LETSIGNIT est Microsoft, les Données étant hébergées dans l’infrastructure Microsoft Azure en Union européenne. Microsoft est susceptible de transférer des données en dehors de l’Union européenne et s’engage à se conformer aux lois applicables et à ce que les transferts de Données Personnelles vers un pays tiers soient soumis à des mesures appropriées, telles que définies à l’Article 46 du RGPD. Le Client peut accéder aux politiques de confidentialité et de sécurité de Microsoft sur le site Internet de ce dernier.

 

Le Client est informé que, en faisant appel à Microsoft comme sous-traitant, les Données Personnelles des Collaborateurs peuvent être transférées hors UE. Microsoft s’engage à ne transférer des données que vers des pays ayant un niveau de protection adéquat, ou présentant des garanties suffisantes en utilisant des mécanismes juridiques, y compris des contrats. LETSIGNIT informera préalablement le Client de tout changement prévu concernant l’ajout ou le remplacement d’autres sous-traitants, et le Client aura la possibilité d’émettre des objections dans un délai de 15 jours à l’encontre de ces changements en indiquant les raisons de ces objections.


 

 

TERMS OF USE OF « LETSIGNIT »
DATED JULY 9th 2021

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IMPORTANT – ADVICE TO USER: PLEASE READ CAREFULLY THESE TERMS

“LETSIGNIT” is a software solution developed by the company LETSIGNIT. The Solution enables the Customer to standardize Employees’ email signatures and implement tools to manage them across the organization.

PLEASE READ CAREFULLY THESE TERMS OF USE OF THE SOLUTION (« TERMS ») WHICH SET THE CONDITIONS AND RESTRICTIONS OF USE YOU ACCEPT WHEN ACCESSING AND USING THE SOLUTION “LETSIGNIT”.

YOU ACKNOWLEDGE THAT THESE TERMS ARE BINDING AND IF YOU DON’T AGREE WITH THESE TERMS, YOU SHALL NOT USE THE SOLUTION “LETSIGNIT”.

Should you accept these Terms on behalf of a company, you declare to be authorized to do so.

The Solution may be offered to Customer by LETSIGNIT or by a Reseller, under the conditions set out by such Reseller. Then, Reseller shall be liable for the support services, as provided hereunder.

Article 1 – Definitions

In these Terms, the following words or expressions, used in singular or plural shall have the following meaning:

 

Admin User” means the person, employee or staff member of Customer who uses the Solution with “admin” rights and is authorized to manage the database related to Employees and the campaigns.



 “Agents” means the software modules required to use the Solution provided by LETSIGNIT to be installed by Employees in order to use the features of the Solution or, as the case may be, the API required to ensure the operation of the Solution with the email web application used by Customer.

 

Agreement” means the Terms and any document attached, such as the Order and Privacy Policy, which represents the agreement between LETSIGNIT and Customer for the use of the Solution.

 

“Application” means the software modules required to use the Solution provided by LETSIGNIT to be installed by Employees in order to use the features of the Solution or, as the case may be, the API required to ensure the operation of the Solution with the email web application used by Customer.

 

“Customer” means any person or company who make an Order for professional purposes and agrees with the Terms. Acceptance of the Terms when connecting to the Platform shall be deemed to be made in the name and on behalf of Customer.

 

“Data” means any data, information or documents generated or used by Customer when using the Solution, which remain, at all times, Customer’s property.

 

“Documentation” means the paper or electronic documentation, including the user manual of the Solution.

 

Employee” means any employee or staff member of Customer, whose some Personal Data (such as his/her last name, first name, professional email address and department) may be processed by Customer when using the Solution. Customer warrants compliance of all Employees to these Terms when using the Solution and that Employees consented to the processing of their Personal Data as detailed in the Privacy Policy.

 

Hosting” means the service provided by LETSIGNIT when hosting the Solution and Data accessible by Customer when using the Solution on LETSIGNIT Server.

 

“Login & Password” means the name and password selected by Customer or Admin User that allow him to connect to the Platform and to access and/or use the Solution and Data.

 

Order” means any order form relating to the Solution agreed by Customer and LETSIGNIT or Reseller. For subscriptions on the Platform, the Order will be deemed to be effective when creating an account and/or as provided on the Platform.

 

“LETSIGNIT” means the French company LETSIGNIT, registered under number B 824 622 740 MARSEILLE, whose head office is located 50, rue Breteuil – 13006 MARSEILLE, which operates the Solution.

 

“LETSIGNIT Server” means the servers and data centers (hardware and software) on which the Platform and Data are installed and hosted under LETSIGNIT’s responsibility.

 

Personal Data” means Data relating to an identified or identifiable natural person, as provided in the applicable regulations.

 

Platform” means the website operated and hosted by LETSIGNIT made available to Customer in order to use the Solution.

 

Privacy Policy” means the document attached as Appendix which details obligations of LETSIGNIT and Customer relating to Personal Data.

 

Requirements” means the IT (software and hardware) environment and any other specifications and/or instruction required for Customer to properly install and/or use the Solution. Requirements may be amended from time to time during the term of the Agreement.

 

Reseller” means any natural person or company duly authorized by LETSIGNIT to promote and market the Solution to Customer and to whom the Customer orders the Solution.

 

Results” means any information, statistics, data, analysis, and reports resulting from the use of the Solution.

 

Service Level Agreement” or “SLA” means the document attached as Appendix detailing the commitments of LETSIGNIT for Hosting and Support.

 

Solution” means the software program (on its executable form), including the Platform and Applications, and the related Documentation, made available to Customer in accordance with the Order, and any update, upgrade, new versions, corrections, and enhancements that may be provided by LETSIGNIT from time to time.

 

Support” means support services provided by LETSIGNIT and/or Reseller, as detailed in the Terms and SLA.

 

Terms” means these general terms of use governing the use of the Solution.

 

Article 2 – Purpose

These Terms set out the terms of use of the Solution and rights granted to Customer, and conditions under which LETSIGNIT will perform Hosting and Support (to the exclusion of Support provided by Reseller, as the case may be).

Any information or restrictions contained in installation and use instructions of the Solution or updates shall be applicable to the use of the Solution in addition to these Terms.

The Solution is a simple administration web interface that allows Customer to:

  • Create/customize email signature templates
  • Insert communication banners into signatures and schedule them by date
  • Distribute signatures/banners to employees imported from a .csv file or Azure AD / G Suite sync.

The fees are based on the number of email addresses of Employees provided in the Order.

LETSIGNIT may change the features of each offer, or module, or these Terms, at the end of the current period for monthly subscriptions or upon a 2 months’ notice for yearly subscriptions (such notice shall not be applicable for minor updates with no impact on a substantial feature or for changes to improve security measures). If Customer does not agree with such change, Customer may terminate the Agreement.

 

The provision of the Solution includes Hosting and Support services as detailed in Articles 4 and 5. LETSIGNIT or, as the case may be, Reseller, may subcontract all or part of its obligations to one or more subcontractors, remaining liable to Customer for the performance of such subcontracted obligations (when support is provided by Reseller, it is provided under Reseller’s liability only). Subcontractors of LETSIGNIT who may access or process Personal Data of Customer are listed in the Privacy Policy.

 

Customer shall install the Applications and use the Solution in accordance with the Requirements. Customer and Users shall comply with instructions and recommendations (and updates) provided by LETSIGNIT and subsequent updates.

Any and all technical means and telecommunications costs to access and use the Solution are under the sole Customer’s charge and responsibility.

Unless provided otherwise, this Agreement does not include installation, configuration, adaptation or customization services.

Login and Password: Customer acknowledges that the Login & Password are strictly personal and confidential and shall not disclose or share them to third parties. In case of breach of this obligation, LETSIGNIT will be entitled to terminate this Agreement. The customer is solely responsible for the use of their Login & Password, by themselves or third parties. Customer shall hold LETSIGNIT harmless for any claim based on the use of a Login & Password, either fraudulent or not.

 

To avoid fraudulent use of the Password, Customer undertakes to choose a password with a high level of security according to the standards and recommendations currently in force.

 

In no case, LETSIGNIT will be liable in case of misuse of Customer or User’s Login & Password as LETSIGNIT cannot control the identity of the users using the Solution.

 

Article 3 – Intellectual property rights and rights of use of the Solution

LETSIGNIT owns all rights and/or has required authorizations relating to the Solution.

Customer acknowledges that any copyrights and other rights relating to the Solution, including but not limited to patents, trademarks, trade secrets, know-how, ideas, concepts and inventions, and any title or interest in the Solution, its modifications, translations, adaptations, improvements, updates, corrections and releases, derivate works, are and at all times remain the property of LETSIGNIT.

 

Customer shall not infringe or jeopardize, in any way, LETSIGNIT’s rights. Customer shall comply (and ensure the compliance) of any legal notices relating to LETSIGNIT’s property displayed on the Solution and any media relating to the Solution.

 

By this Agreement, and subject to the acceptance of the Order, LETSIGNIT grants to Customer a personal, non-exclusive, non-transferable right, for the term of this Agreement and only for business internal purposes, to the exclusion of any other purpose, to install the Applications (provided to Admin User on the Platform) and to access and use the Application online and to get the Results, for the number of Employees or email addresses mentioned in the Order.

 

The rights granted under these Terms do not have the effect of transferring to Customer or Employees any rights other than those expressly granted hereunder and as detailed in the Order.

 

No other right is granted or assigned to Customer or Employees and any use not authorized in this Agreement is prohibited. In particular, but without limitation, Customer shall not (nor authorize or enable anyone to): (i) use the Solution for other purposes than those detailed in the Documents, or (ii) copy, reproduce, modify in any way whatsoever, incorporate in another product, all or part of the Solution, disassemble, reverse engineer or try to discover the source code (which is strictly confidential); or (iii) modify in any way whatsoever all or part of the Solution, even to correct errors it may contain, this faculty being exclusively reserved to LETSIGNIT; or (iv) distribute, give, sell, sublicense, or otherwise transfer, even for free, all or part of the rights granted by this Agreement, by any means, to anyone; or (v) remove, conceal or alter any proprietary notices or labels that may be affixed to or in the credits of the Solution.

 

In accordance with the provisions of Article L.122-6-1 IV of the French Intellectual Property Code, Customer is not authorized to carry out decompilation acts in order to make the Solution interoperable with hardware or other software before having informed LETSIGNIT directly and in advance in writing, and as long as the information necessary for interoperability is available or as long as LETSIGNIT implements reasonable efforts to provide it.

 

In any event, Customer undertakes not to infringe the intellectual property rights attached to the Solution and to respect the legal and documented conditions of the Solution as well as its destination before seeking or requesting any interoperability.

 

The customer is not authorized to make a safe copy of the Solution as the Solution is accessible online and hosted by LETSIGNIT with remote access.

 

Customer shall notify LETSIGNIT or Reseller within 8 working days any infringement or threatened infringement of the Solution Customer may be aware of. LETSIGNIT has the exclusive right to enforce, at its expense, its rights on the Solution and its trademarks. LETSIGNIT shall pay and hold Customer harmless of direct damages (to the exclusion of any indirect damages such as but not limited to, operating loss, commercial harm, or any commercial disruption) resulting from a third party’s claim against Customer based on the infringement of its rights due to the use of the Solution in accordance with this Agreement. Such obligation is subject to the following conditions: (i) Customer notified LETSIGNIT of such claim (or any declaration sent by the third party alleging infringement), within 8 days following the receipt of the documents by Customer (that shall be disclosed to LETSIGNIT); (ii) LETSIGNIT could defend its interests and Customer’s interests and Customer had faithfully cooperated with LETSIGNIT for such defense by providing the required information, documents and assistance; and (iii) Customer complied with all of its obligations under this Agreement, especially using the Solution without modification and in accordance with the Documentation and LETSIGNIT’s instructions. Should the use of the Solution be definitively prohibited, the Parties will be entitled to terminate this Agreement, without indemnity.

Article 4 – Hosting

LETSIGNIT undertakes to host the Solution and Data in the conditions detailed in these Terms, in the SLA, and in the Privacy Policy.

 

LETSIGNIT will ensure confidentiality, availability, and integrity of Data as provided in the SLA and, unless otherwise provided, as a best-efforts obligation.

 

LETSIGNIT shall deem as confidential any information provided by Customer or Admin User for the use of the Solution and shall not disclose or transfer such Data to such parties (excepted to subcontractors for the performance of these Terms). LETSIGNIT warrants that only Customer can access such Data, provided Customer ensures confidentiality of its Login & Passwords.

 

Customer acknowledges and agrees that it is solely liable for the Data and contents created, hosted or shared through the use of the Solution.

 

Customer undertakes to use only Data that it owns or is authorized to use, compliant with required formats, and free from any virus. Customer undertakes to comply, when using the Solution, with the third parties’ rights (such as but not limited to third parties’ trademarks, copyrights, image rights, privacy, Personal Data, consumer rights, etc.) and shall not use or share contents that are prohibited by law.

 

Obligations of LETSIGNIT and Customer relating to Personal Data are detailed in the Privacy Policy.

 

LETSIGNIT cannot systematically control the Data. Customer shall hold LETSIGNIT harmless for any direct or indirect damage resulting from a breach of this Section by Customer.

 

Article 5 – Support

LETSIGNIT or, as the case may be, Reseller, will provide Support services, as detailed in the SLA. Only LETSIGNIT can perform Support services of level 3 (leading to a modification of the Solution).

 

Support of level 3 covers the corrections of bugs, i.e. a reproducible dysfunction of the Solution with respect to functional and technical specifications provided by LETSIGNIT.

 

Remedies used to correct bugs of the Solution are determined by LETSIGNIT and can consist in, but are not limited to, a workaround or update.

 

LETSIGNIT will inform Customer of the available updates, new modules and new releases (which may be included or not in the Support services).

 

Customer (Admin User) shall send Support requests to LETSIGNIT or, as the case may be, to the Reseller mentioned in the Order, as provided by the latter. Any request for information send to Customer unanswered for more than 5 business days will lead to an administrative closure of the incident.

 

LETSIGNIT shall have no obligation or liability in the following cases:

  • Any request out of the scope of the Support detailed in these Terms or the SLA, such as (i) installation or integration of the Solution in the Customer’s IT environment (software or hardware) and communication with other systems; (ii) changes to existing software programs; (iii) training of Customer or Employees, unless otherwise provided in writing;
  • Any request relating to (i) a non-reproducible incident or (ii) an incident which is not due to the Solution or LETSIGNIT or (iii) misuse of the Solution;
  • Maintenance of Customer’s equipment or environment;
  • Multiple or abusive requests;
  • Intervention on Customer’s site unless otherwise agreed in writing.

 

Article 6 – Warranties and liabilities

Warranties and liabilities of LETSIGNIT

The Solution belongs to a particularly complex area of computer technology and based on current knowledge, it cannot be tested for all possible uses. LETSIGNIT does not make any other warranties than those expressly stated in these Terms and in the SLA.

 

LETSIGNIT warrants the Solution, installed and/or used, without modification, in accordance with the Requirements and MAILINBLACK’s instructions and updates, complies with the Documentation for the term of the Agreement.

 

The solution is provided “as is”, without any other warranty of any kind, express or implied, regarding its quality, performances or results. Unless otherwise provided in writing, LETSIGNIT’s obligations are best-efforts obligations and LETSIGNIT shall be held liable only in case of a demonstrated breach or negligence.

 

Unless otherwise provided in writing, interruptions required for maintenance of the LETSIGNIT Server or of the Solution, or due to internet network factors, shall not incur LETSIGNIT’s liability nor give rise to any compensation.

 

Results: Customer acknowledges that the Results are obtained from the Data provided by the users, which shall be accurate and updated; that the users have a major part to play in the use of the Solution and the selection of the Data, the emails signatures and the management of the campaigns; and that the Results are the product of an automated analysis; and that there is no control on the behavior of the recipients of Employees’ emails. Consequently, LETSIGNIT cannot warrant the Customer that the Results will be accurate and such Results are provided for information only.

 

In no case shall LETSIGNIT be held liable to the Customer or third parties, including in case of a claim from a third party, for any consequential damages, including but not limited to, any lost profits, operating losses, loss of data, recordings or content or any interruption resulting from the use of the Solution or the inability to access and/or use the Solution, except for the cases expressly provided for in this Agreement.

 

LETSIGNIT may be liable only for any proven damages directly attributable to LETSIGNIT, within the limit of the fees actually paid by Customer in respect of the provision of the Solution and/or services directly to the origin of the damage during the twelve (12) month period before the event that generated the damage.

To the extent permitted by applicable law, the limitations and exclusions of liability set out in these Terms and Agreement shall apply whatever the basis of liability.

 

Warranty of confidentiality of Data and content: LETSIGNIT undertakes to consider all Data as confidential, more precisely under the conditions provided for in the Privacy Policy.

 

Warranties and liabilities of Customer

Customer and Employees shall have the skills, means, equipment (hardware and software), which shall be compliant to the Requirements, required for the installation of the Application and use of the Solution. LETSIGNIT shall not be liable for any damages caused by the use of the Solution in an IT environment not compliant to the Requirements, or by a technical problem of the IT system of Customer.

 

Customer warrants that Data is compliant with article 4.2 and to any regulations applicable to Personal Data and the confidentiality of emails when using the Solution.

 

Customer shall pay and hold harmless LETSIGNIT for any claim or action or compensation LETSIGNIT would have to pay (including to an Employee or third party), including any indemnity, legal fees, and attorney fees, resulting from a breach of Customer to its legal or contractual obligations.

 

Force majeure

Neither Party hereto shall be liable and deemed to have breached its obligations if such failure is due to a force majeure event.

 

An event of force majeure shall be any event which is beyond the control of one or both of the Parties, such as but not limited to war, civil or foreign, riot, fire, water damage caused by nature, accidents, social movements with occupancy, governmental, regulatory or legislative decisions or any other restrictions, natural disasters, interruption of telecommunication services, power failure, shortage of raw materials or finished products, or any other cause that would not be under the control of one of the Parties.

 

The affected Party will inform the other Party in writing within eight (3) calendar days as from the occurrence of the event of force majeure, stating the circumstances that affect it and if possible the expected duration of the suspension of its obligations.

 

Article 7 – Term and Termination

This Agreement shall be applicable on a monthly or yearly basis, as provided on the Order.

Monthly subscription: This Agreement shall be applicable upon acceptance of the Order until the end of the following month. It will continue automatically for successive periods of one month (from the 1st until the end of the month) and may be terminated by each Party by registered letter with acknowledgment of receipt with a 15 days’ notice before the end of the month (termination shall be sent to LETSIGNIT or, if any, to Reseller).

 

Yearly subscription: This Agreement shall be applicable upon acceptance of the Order during one year. It will continue automatically for successive periods of one year and may be terminated by each Party by registered letter with acknowledgment of receipt with a 3 months’ notice before the end of the current period (termination shall be sent to LETSIGNIT or, if any, to Reseller).

 

In case of material breach of these Terms and Agreement by a Party, the other Party may terminate this Agreement after sending a letter of formal notice by registered letter with acknowledgement of receipt indicating the breach remained without effect after 10 days or immediately if the alleged breach is not remediable, without prejudice of any damages or compensation that this Party could claim to the Party in breach.

 

Upon termination of this Agreement, for whatever reason, the rights granted herein shall cease. Customer shall uninstall the Applications. Customer shall retrieve its Data and Results under its responsibility, as provided in the SLA. Unless otherwise provided by law, LETSIGNIT will delete Data and Results within 30 days from the date of effect of termination of the Agreement.

 

Article 8 – General provisions

If any provision of these Terms or Agreement shall be held unenforceable or invalid, such provision shall be deemed deleted from these Terms of Agreement and replaced by a valid and enforceable provision so far as possible achieves the parties’ intent in agreeing to the original provision. The remaining provisions shall continue in full force and effect.

 

No waiver by either Party of any default of a Party under these Terms of Agreement may be deemed a waiver of such default, or any subsequent or similar default.

 

Customer grants to LETSIGNIT the right to use and copy its name and logo, exclusively as a reference, on the websites and commercial media of LETSIGNIT.

 

These Terms and Agreement and any action related thereto will be governed, controlled, interpreted, and defined by and under the laws of France, without giving effect to any conflicts of laws principles that require the application of the law of a different country.

 

Any dispute, controversy or claim arising under, out of or relating to Terms and Agreement between LETSIGNIT and Customer, including, without limitation, its formation, validity, binding effect, interpretation, performance, breach or termination, as well as non-contractual claims, shall be submitted to the competent Courts of Marseille.

 

PRIVACY POLICY – PERSONAL DATA

 

Definitions of words or expressions used with a capital letter in this Privacy Policy are detailed in the Terms.

The solution includes (i) the Platform which is accessible by Customer on a dedicated website and (ii) the Application downloadable by Customer to be installed by Employees on their computer to enable the operation of the Solution. For web email applications, Application is an API enabling the operation of the Solution with such third-party application.

Use of the Solution involves the collection and processing of Personal Data, as follows:

  • Collection and processing of Customer’s and Employee’s Personal Data by LETSIGNIT as data controller;
  • Collection and processing of Employee’s Personal Data by Customer, where Customer is a data controller and LETSIGNIT is a data processor;

 

1 – Personal Data relating to Customer and Admin Users processed by LETSIGNIT as data controller:

Personal Data collection: Order of the Solution requires the provision of some Personal Data by Customer (last name, first name, post address, email address, phone number of the point of contact and Admin Users, email login and password when using the SMTP functionality) for the performance of the Agreement (Order processing, provision of the Solution, Support, etc.).

Failure to provide such information will prevent Customer to order or use the Solution.

 

Purposes: The provision of such Personal Data is required for LETSIGNIT to fulfill its contractual obligations and on LETSIGNIT legitimate interests for direct marketing purposes. Then, Customer Personal Data will be part of LETSIGNIT’s customer file and may be used for LETSIGNIT to send newsletters relating to the Solution or LETSIGNIT activities to Customer.

 

Recipients: For these purposes, Customer Personal Data may be communicated to LETSIGNIT staff and providers, including providers based out of the EU. LETSIGNIT takes all measures to require from such suppliers to comply with the applicable regulations and, when applicable, that transfers are based on an adequate level of protection or sufficient safeguards. LETSIGNIT providers are allowed to process Customer Personal Data only on instructions from LETSIGNIT.

Personal Data is processed and stored by LETSIGNIT for these sole purposes. LETSIGNIT shall not use Personal Data otherwise, nor transfer Personal Data to third parties, except to LETSIGNIT providers, when allowed by law or with Customer’s consent.  Personal Data processing by LETSIGNIT has been registered to the CNIL under number 2141113.

 

Period of storage: Personal Data relating to Customer may be processed during three years from the date of termination of the Agreement (or from the date of the last contact from the Client) for direct marketing purposes.

Personal Data is stored for a period up to five years from the date of termination of the Agreement, for purposes of the establishment, exercise or defense of legal claims. Such Data is stored under secured conditions according to the state of the art.

 

Data subjects’ rights: Data Subjects whose Personal Data has been collected have the right to request from LETSIGNIT access to and rectification or erasure of their Personal Data or restriction of processing as well as the right to data portability and the right to give directions about their Personal Data after their death, and the right to lodge a complaint with a supervisory authority under the conditions provided by the applicable regulations.

Data subjects may also object to receive LETSIGNIT’s newsletters relating to the Solution or LETSIGNIT activities.

To exercise their rights, data subjects can send a postal mail to LETSIGNIT’s head office or by email to rgpd@letsignit.com / dpo@letsignit.com.

 

LETSIGNIT does not make on its own behalf any other collection or processing of Personal Data relating to Customer through the Solution.

When the Solution is ordered by Customer to a Reseller, the Reseller processes Personal Data relating to Customer under its own liability and privacy policy, and LETSIGNIT’s liability is excluded. Personal Data relating to Customer may be provided by Reseller to LETSIGNIT, especially for LETSIGNIT to fulfill its obligations under these Terms. Then, the commitments provided herein shall be applicable to the processing of such Personal Data by LETSIGNIT.

2 – Personal Data of Employees processed by LETSIGNIT on behalf of Customer when using the Solution: 

This section defines the conditions under which LETSIGNIT undertakes to carry out on behalf of Customer processing of Personal Data when using the Solution.

In the context of their contractual relationships, both Parties undertake to comply with regulations applicable to the processing of personal data, including the REGULATION (EU) 2016/679 OF THE EUROPEAN PARLIAMENT AND OF THE COUNCIL of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation) from 25 May 2018 (hereinafter “GDPR”), and the French Data Protection Act No. 78-17 of 6 January 1978 (as amended by Act No. 2018-493 of 20 June 2018).

LETSIGNIT makes its best efforts to implement data-protection principles by design and by default when developing the Solution.

 

Processing operations

In accordance with article 28.3 of GDPR, processing of personal data when Customer uses the Solution is set below.

Use of the Solution implies collection and processing by Customer of Personal Data relating the Employees for the implementation of the features of the Solution, and for statistical purposes:

  • Via Application / API: a collection of the name, first name and email address of the Employee. Such Personal Data are transferred to the Customer, on the Platform, on a secure way (Https). No other processing of Personal Data is carried out through the Platform.

 

When installing the Application, Employee accepts the collection and transfer of such Personal Data to Customer on the Platform.

 

  • On the Platform: to use the Platform, Customer shall import Personal Data relating to Employees (at least, email address, and, if wished, name, first name and department of the Employee). Customer imports such as Personal Data on the Platform under its control and liability.

 

  • Via the SMTP: a collection of the name, first name, e-mail address, and service of Employees. When using this functionality, e-mails technically transit through LETSIGNIT servers without any processing being carried out. Emails can be stored on LETSIGNIT servers for a limited time (the maximum delivery time is set at 24 hours) and only in case of failure to deliver the email.

Use of the Solution implies a collection of metadata of the emails sent by the Employees (sender, time).

Processing of Data by the Platform enables to Employees and Customer to use the features of the Solution (adding the signature in the emails of Employees, routing of the emails, management of the database of Employees on the Platform), to obtain aggregated and anonymous Results, as well as alerts (set by the Customer), which do not include Personal Data.

Processing duration is the term of the Agreement.

 

Customer’s obligations

Customer undertakes to comply with applicable regulations (including, but not limited to, the protection of personal data, the confidentiality of emails…) towards Employees and third parties.

Customer undertakes not to use the Solution for other purposes than those mentioned above or in the Documentation.

 

LETSIGNIT’s obligations  

LETSIGNIT shall be considered to be a processor in the meaning of GDPR. Then, in accordance with article 28.3 a) of GDPR, LETSIGNIT processes the Personal Data only on documented instructions from Customer and for the purposes set in this Privacy Policy. This Agreement and Customer’s actions when using the Solution shall be deemed as Customer’s instructions.

Should LETSIGNIT be required to transfer Personal Data to a third country or an international organization by a law to which the LETSIGNIT is subject, then LETSIGNIT shall inform Customer of that legal requirement before processing unless that law prohibits such information on important grounds of public interest.

In accordance with article 28.3 b) of GDPR, LETSIGNIT ensures that persons authorized to process the Personal Data have committed themselves to confidentiality and are aware of Personal Data protection.

In accordance with article 28.3 c) of GDPR, LETSIGNIT makes its best efforts to take appropriate technical and organizational measures to ensure a level of security appropriate to the processing of Personal Data, including the measures set in the SLA.

In accordance with article 28.3 e) of GDPR, LETSIGNIT undertakes to assist, insofar as this is possible, Customer for the fulfilment of Customer’s obligation to respond to requests for exercising the data subject’s rights relating to Personal Data processed by Customer using the Solution for requests that have been made in accordance with applicable regulations.

Customer may directly process with rectification or erasure of Personal Data of Employees on the Platform. LETSIGNIT will provide Customer with any request of a data subject which LETSIGNIT may directly receive.

In accordance with articles 28.3 f) and h) of GDPR, Customer may ask to LETSIGNIT reasonable and available information or inspection reports to assist Customer in ensuring compliance with its obligations. LETSIGNIT will make its best efforts to inform Customer, insofar possible if LETSIGNIT is aware that an instruction infringes the applicable regulations in LETSIGNIT’s opinion. Should LETSIGNIT be aware of a Customer Personal Data breach, LETSIGNIT will make its best efforts to notify Customer without undue delay after becoming aware of such Customer Personal Data Breach.

In accordance with article 28.3 g), LETSIGNIT may return and will delete Customer Personal Data stored through the Solution as provided in the SLA upon termination of the Agreement.

In accordance with articles 28.2, 28.3 d) and 28.4 of GDPR, Customer authorizes LETSIGNIT to engage other processors to host the Solution and Data and infrastructure supervision. LETSIGNIT undertake to ask from sub-processors to comply with applicable obligations relating to Personal Data. LETSIGNIT shall remain fully liable to Customer for the performance of this Agreement.

Sub-processor is Microsoft, as Data is stored on Microsoft Azure infrastructure in the EU.  Microsoft is likely to transfer data out of EU, and undertakes to comply with applicable laws and that transfers of Personal Data out of EU are subject to appropriate safeguards as detailed in article 46 of GDPR. The customer can access to Microsoft Azure’s privacy and security policies on Microsoft Azure’s website.

The customer is informed that by using Microsoft as a sub-processor, Employees’ Personal Data may be transferred outside the EU. Microsoft undertakes to transfer data only to countries with an adequate level of protection, or with sufficient guarantees using legal mechanisms, including contracts.

LETSIGNIT shall inform Customer of any intended changes concerning the addition or replacement of sub-processors, thereby giving Customer the opportunity to object to such changes within 15 days with the reasons for such objections.